Nhân viên hành chính giữ vai trò không thể thiếu tại mọi loại hình doanh nghiệp, tổ chức. Nhu cầu tuyển dụng thường xuyên xuất hiện nhưng mức độ yêu cầu nhà tuyển dụng đặt ra cũng khá đa dạng. Nhằm hỗ trợ ứng viên thuận lợi vượt qua mọi kỳ tuyển dụng, bài viết hôm nay, TalentBold sẽ chia sẻ những khía cạnh liên quan đến vị trí nhân viên hành chính trên thị trường lao động hiện nay.
I. Mô tả công việc
Nhiều ứng viên nghĩ công việc hành chính sẽ liên quan đến giấy tờ nhưng thực tế không chỉ có thể, bản mô tả công việc nhân viên hành chính sẽ bao gồm những nhiệm vụ theo 2 nhóm nhân viên hành chính phổ biến sau:
1. Hành chính văn phòng
-
Soạn thảo công văn lưu trữ văn bản, hồ sơ.
-
Tiếp nhận và phân bổ hồ sơ gửi đến, gửi đi cho các phòng ban
-
Trình ký hồ sơ, giấy tờ của các bộ phận
-
Quản lý con dấu, đóng dấu cho các hồ sơ sau khi được ký duyệt.
-
Phối hợp, tiếp quản đề xuất từ các bộ phận chuyên môn, kỹ thuật, tạp vụ, bảo vệ
-
Đặt mua, tiếp nhận yêu cầu và cung cấp văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm cho các phòng ban mỗi tháng
-
Giám sát công tác bảo trì, sửa chữa, vệ sinh văn phòng
-
Tiến hành thanh toán tiền điện, nước, điện thoại, internet, thuê văn phòng, phí taxi… mỗi tháng đúng hạn
-
Lên kế hoạch vận chuyển, sắp đặt tài sản, thiết bị văn phòng khi được bổ sung hoặc khi chuyển văn phòng
-
Lên kế hoạch, chuẩn bị các buổi họp, buổi lễ, các chương trình văn nghệ…
Xem thêm: Hướng dẫn cách Định hướng nghề nghiệp cho tương lai
2. Hành chính – nhân sự
-
Quản lý hồ sơ nhân sự toàn công ty
-
Theo dõi chấm công
-
Phối hợp cùng bộ phận tuyển dụng tiếp nhận, đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ
-
Lên lịch phỏng vấn và thông báo kết quả phỏng vấn
-
Phổ biến các quyết định về tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển, lương, thưởng, quà sinh nhật, quà tặng đối tác
-
Và một phần nhiệm vụ của hành chính văn phòng theo quy định của công ty.
>>>> Xem thêm: Cách viết báo cáo tuyển dụng theo tháng của nhân viên nhân sự
II. Yêu cầu đối với người ứng tuyển nhân viên hành chính
Nhà tuyển dụng luôn kỳ vọng ở ứng viên vị trí nhân viên hành chính những điều sau:
1. Trình độ chuyên môn
Tốt nghiệp trung cấp trở lên
Ưu tiên ứng viên tốt nghiệp hành chính nhân sự, quản trị văn phòng… nhưng cơ hội vẫn mở rộng cho mọi ngành nghề.
2. Kinh nghiệm làm việc
Yêu cầu phổ biến là ứng viên có 1 năm đảm nhận công việc văn phòng. Tuy nhiên, nhiều tổ chức chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp hoặc ít kinh nghiệm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo.
Về kiến thức, nhà tuyển dụng cũng chỉ yêu cầu một số kiến thức cơ bản về chuyên môn hoặc ngành nghề mà doanh nghiệp đang hoạt động.
3. Kỹ năng nghề nghiệp
-
Tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, có trách nhiệm
-
Kỹ năng giao tiếp tốt
-
Ham học hỏi, siêng năng
-
Chịu được áp lực công việc
-
Có khả năng sắp xếp, quản lý nhiều việc cùng một lúc.
III. Danh sách câu hỏi phỏng vấn vị trí nhân viên hành chính
1. Đối với ứng viên chưa có kinh nghiệm
-
Dựa vào bản mô tả công việc, với năng lực hiện tại bạn có thể đáp ứng bao nhiêu % ?
-
Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì?
-
Những nền tảng về tin học, ngoại ngữ của bạn thế nào?
-
Theo bạn, điều gì quan trọng nhất đối với nhân viên hành chính?
-
Bạn thích làm việc đội nhóm hay cá nhân?
-
Những nghiệp vụ chuyên sâu còn thiếu, bạn có kế hoạch bổ sung như thế nào?
2. Đối với ứng viên có kinh nghiệm
-
Bạn sử dụng công nghệ, phần mềm nào phục vục công việc hành chính?
-
Dự án nào mang lại thành công lớn nhất cho bạn?
-
Khi làm việc, bạn có gặp khó khăn gì không?
-
Bạn sắp xếp công việc hành chính như thế nào để tăng tính hiệu quả?
-
Điểm mạnh nào hỗ trợ bạn nhiều nhất trong công việc hành chính
-
Theo bạn, vai trò của nhân viên hành chính trong quy trình vận hành của công ty là gì?
3. Liên quan đến công ty ứng tuyển
-
Bạn biết gì về công ty chúng tôi?
-
Tại sao bạn lại ứng tuyển nhân viên hành chính tại công ty chúng tôi?
-
Công ty sẽ tổ chức khóa đào tạo, nếu không đạt bạn sẽ phải rời đi, bạn có chấp nhận không?
-
Vị trí hành chính chỉ do mình bạn đảm nhiệm nhưng phải hỗ trợ tất cả phòng ban, bạn có cảm thấy áp lực không?
-
Khi đối mặt với áp lực, bạn làm cách nào để giữ trạng thái làm việc ổn định?
-
Bạn có mục tiêu gì cho định hướng nghề nghiệp của mình không?
-
Mức lương bạn mong muốn ở vị trí này?
>>>> Có thể bạn quan tâm: Các bước để tăng năng suất tuyển dụng của một nhân viên HR
IV. Cập nhật thông tin tuyển dụng nhân viên hành chính
Việc nắm bắt tình hình thực tế của thị trường lao động nói chung, và nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính nói riêng sẽ giúp ứng viên linh hoạt trong quá trình đàm phán quyền lợi trong buổi phỏng vấn
1. Mức lương cho vị trí nhân viên hành chính
Mức lương sẽ tùy thuộc vào số lượng nhiệm vụ mà nhân viên hành chính phải đảm nhận, cùng với sự chuyên sâu nghiệp vụ yêu cầu trong tương lai gần.
Theo thống kê từ trang Careerbuilder, mức lương bình quân của
-
Nhân viên hành chính văn phòng vào khoảng 6,9 triệu đồng/tháng (thấp nhất là 3 triệu/tháng, cao nhất là 15,8 triệu/tháng)
-
Nhân viên hành chính nhân sự vào khoảng 7,8 triệu đồng/ tháng (thấp nhất là 3 triệu / tháng, cao nhất là 25 triệu/tháng)
2. Phúc lợi đi kèm
-
Các khoản BHXH, BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp theo luật lao động
-
Khám sức khỏe định kỳ
-
Nghỉ Lễ Tết theo quy định của nhà nước
-
Đi du lịch thường niên, tổ chức sinh nhật
-
Tham gia các khóa đào tạo, nâng cao nghiệp vụ miễn phí
-
Một số doanh nghiệp có thêm : hỗ trợ ăn trưa, đưa rước nhân viên, hỗ trợ tiền gửi xe, xây dựng nhà trẻ cho con nhân viên công ty…
3. Các chính sách thưởng
Vị trí nhân viên hành chính thường chỉ nhận các khoản thưởng như:
Nhìn chung, nhà tuyển dụng chỉ đặt yêu cầu trung bình đối với vị trí nhân viên hành chính. Đây là một cơ hội tốt cho những ứng viên trẻ, ít kinh nghiệm, đang mong muốn tìm cơ hội nâng cao nghiệp vụ và trải nghiệm thực tế công việc. Và với những thông tin TalentBold đã đề cập trong bài viết này, đảm bảo mọi ứng viên đều có đủ cơ sở tự tin chinh phục mọi kỳ phỏng vấn nhân viên hành chính. Chúc bạn thành công !
|
Xem thêm: Là một phần của TalentBold - nền tảng hợp nhất trong quảng bá, thu hút và quản lý nhân tài, Talent-Hunting là chương trình Tiến Cử Nhân Tài được xây dựng nhằm mục đích nâng cao chất lượng tìm kiếm ứng viên cho các doanh nghiệp / nhà tuyển dụng khắp trong và ngoài nước.
|
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội
Talentbold
TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh
nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng
