Tình huống, ví dụ về kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả

Kỹ năng trả lời, kỹ năng nghe đã quan trọng, kỹ năng đặt câu hỏi còn quan trọng hơn. Bởi lẽ, muốn thu thập thông tin chất lượng, đúng như mong đợi thì câu hỏi đặt ra phải thật chuẩn xác. Thực tế này đã được minh chứng thông qua những buổi phỏng vấn tuyển dụng. Và còn hàng loạt tình huống, ví dụ về kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả mà quân sư TalentBold sẽ chia sẻ tất tần tật trong bài viết hôm nay.

>>> Xem thêm: Việc làm lương cao

1- Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả là như thế nào?

Kỹ năng đặt câu hỏi là khả năng dẫn dắt cuộc trao đổi bằng những câu hỏi linh hoạt, khéo léo, đảm bảo không khí cuộc trao đổi thoải mái, tích cực nhưng vẫn thu thập được thông tin mà phía đặt câu hỏi mong muốn có.

Người có kỹ năng đặt câu hỏi sẽ sở hữu năng lực:

• Chọn đúng đối tượng cần đặt câu hỏi

• Sắp xếp trình tự đặt câu hỏi hợp lý

• Lựa chọn câu hỏi chuẩn nhất, hay nhất để có được thông tin chính xác nhất

• Dù tựu chung là hỏi và trả lời nhưng không khí không hề cứng nhắc, hình thức mà rất sôi nổi, vui vẻ

Một câu hỏi đúng sẽ giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin đáng kể, đồng thời thể hiện trình độ, bản lĩnh của người đặt câu hỏi.


>>> Xem thêm: Kỹ năng đặt câu hỏi trong phỏng vấn giúp gì được bạn?

2 - Tình huống, ví dụ kỹ năng đặt câu hỏi

Chúng ta thường nghe nói nhiều đến kỹ năng giao tiếp, mà không biết rằng kỹ năng đặt câu hỏi cũng chính là thành phần hợp thành kỹ năng giao tiếp này. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp cần khéo léo, thì kỹ năng đặt câu hỏi cũng đòi hỏi tính linh hoạt không kém. Những tình huống, ví dụ sau sẽ giúp chúng ta khẳng định điều này:

• Kỹ năng đặt câu hỏi trong phỏng vấn

Phỏng vấn là để khai thác những tố chất nổi bật nơi ứng viên, và đánh giá xem tố chất đó có phù hợp, có hỗ trợ tốt cho yêu cầu công việc hay không. Chính vì vậy, lượng câu hỏi đặt ra trong buổi phỏng vấn sẽ khá nhiều. Nhà tuyển dụng sẽ là phía đặt câu hỏi nhiều nhất, ứng viên thường là cuối buổi phỏng vấn mới được trao cơ hội này. Vậy, quân sư TalentBold lấy ví dụ đặt câu hỏi từ nhà tuyển dụng để mọi người dễ nắm bắt hơn nhé.

Tùy vào từng mục tiêu tìm kiếm thông tin mà tính chất câu hỏi, hỏi trực tiếp hay gián tiếp sẽ được áp dụng, ví dụ điển hình như:

• Kiểm tra tính trung thực trong CV của ứng viên : Không nên hỏi thẳng “ bản CV của bạn có trung thực không ?”, thay vào đó là câu hỏi “Bạn hãy giới thiệu đôi nét về mình ?” (nếu ứng viên không tự mình chuẩn bị CV hoặc chuẩn bị cho xong rồi nộp thì trình bày sẽ có thiếu sót)

• Kiểm tra kỹ năng giải quyết công việc : Nếu bạn gặp tình huống này trong công việc, bạn sẽ xử lý thế nào. Tình huống như sau….  (câu hỏi tình huống là điều không thể thiếu đối với ứng viên nhiều kinh nghiệm)

• Kiểm tra sự nhiệt huyết trong công việc : Bạn có chấp nhận làm thêm giờ không? Bạn có sẵn sàng tham gia các khóa huấn luyện cuối tuần không?...

• Kiểm tra sự trung thành của nhân viên : Mục tiêu 05 năm tới của bạn thế nào? Bạn đã từng làm việc tại 2 công ty trước đây, có thể cho chúng tôi biết lý do vì sao bạn muốn chuyển việc không?...

>>> Câu hỏi phỏng vấn hay gặp

• Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Giao tiếp thường ngày thường tập trung vào khả năng thiết lập mối quan hệ xã hội. Vì vậy, người đối diện bạn có thể là người mới gặp lần đầu, chưa biết gì về nhau, nên những câu hỏi cần sự tế nhị và tinh tế cao. Bởi lẽ, nhiều câu hỏi bạn nghĩ bình thường với mình, chưa chắc đã bình thường với người khác. Chẳng hạn:

Chồng chị có cùng đi dự tiệc không chị? -> Biết đâu người chị đó đã ly hôn và rất không thích ai đó nhắc về người chồng cũ thì sao.

Thay vào đó, người tế nhị sẽ hỏi “Chị đi dự tiệc một mình ạ?” . Nếu đúng thì rất ổn, nếu không đúng, cũng không sao, vì họ sẽ tự cung cấp thông tin là đi cùng chồng, cùng người yêu, cùng bạn... Bạn sẽ luôn “có duyên” trong mắt của họ.

• Kỹ năng đặt câu hỏi trong kinh doanh

Kinh doanh không hẳn là 1+1=2, vì vậy dù quan trọng sự chuẩn xác, đặc biệt là những thông tin liên quan đến hợp đồng, “bút sa là gà chết” nhưng khi đặt câu hỏi, người phụ trách cần linh hoạt đi đường vòng khi cần thiết, đánh thẳng vào trọng tâm vấn đề để thu thập thông tin, chứ không thể chỉ áp dụng một mặt được.

Đơn cử trong một buổi thương thuyết hợp đồng cung cấp nguyên phụ liệu cho công ty sản xuất may. Phía công ty may muốn biết tìm kiếm sự xác thực năng lực cung cấp nguyên phụ liệu đúng hạn của nhà cung cấp để tiếp tục đàm phán các điều khoản trách nhiệm, nội dung này có thể đặt thẳng câu hỏi “Ngày 15 hằng tháng, phía công ty phải cung cấp cho chúng tôi 4 tấn sợi vải nguyên liệu, sắp đến mùa sản xuất cao điểm, công ty có chắc chắn đáp ứng được không?”

Trường hợp muốn đánh giá tính xác thực về năng lực sản xuất của công ty cung cấp nguyên phụ liệu, hỏi trực tiếp đã không còn hiệu quả bằng việc đi đường vòng một chút. “Hiện nay, thị trường nguyên phụ liệu sợi vải đang khá khan hiếm, những công ty như bên anh chắc ăn nên làm ra lắm đây?” . Câu hỏi xã giao nhưng có thể cho thấy công ty nguyên phụ liệu có nhiều đơn hàng hay không, từ đó phán đoán khả năng họ đáp ứng thế nào, mức độ trách nhiệm cần ràng buộc trong hợp đồng cần cao hay thấp.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi như thế nào cho hiệu quả?

• Kỹ năng đặt câu hỏi trong thuyết trình

Những nhà thuyết trình, những diễn giả trong quá trình trình bày sẽ không ít lần đặt những câu hỏi cho cả khán phòng đang lắng nghe. Mục đích của họ không phải tìm sự hồi đáp để đánh giá người nghe, mà chủ yếu muốn người nghe không bị mất tập trung, không bị buồn ngủ, không cảm thấy nhàm chán khi chỉ nghe từ một chiều.

Đây là cách thức giúp cho buổi thuyết trình sinh động hơn, nâng cao khả năng tương tác giữa đôi bên. Những câu hỏi có thể trả lời tập thể như:

• Khía cạnh này theo anh chị là đúng hay sai?

• Nếu cho chọn, anh chị chọn bên trái hay phải?

Cũng có thể là những câu hỏi trả lời cá nhân như:

• Anh chị nào cũng nói là không đúng, vậy ai cho tôi một lý do được không? – Mời anh A, mời chị B

• Chị A nè, nếu tôi tặng chị bông hồng này, và nói là của anh B bên kia nhờ đưa, chị có tin hông? (không chỉ chị A mà cả hội trường sẽ cảm thấy vui vẻ, thư giãn ngay )

Kỹ năng đặt câu hỏi được xem là thành tố quan trọng hợp thành kỹ năng giao tiếp giỏi trong mỗi chúng ta. Đặt câu hỏi không khó, nhưng đặt câu hỏi sao cho người nghe hiểu mong muốn của bạn, và nhanh chóng hồi đáp lại thông tin mà bạn đang muốn có thì không phải dễ. Đó là cả một nghệ thuật, và những tình huống, ví dụ về kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả được quân sư TalentBold đề cập trong bài viết này đã minh chứng tầm quan trọng của kỹ năng này trong mọi khía cạnh cuộc sống, đặc biệt là trong công việc.

• Kỹ năng đặt câu hỏi trong đàm phán

Trong quá trình đàm phán, các bên đều mong muốn tối đa quyền lợi về phía mình. Vì vậy, những câu hỏi thu thập thông tin là cần thiết, nhưng những câu hỏi giúp phát hiện mặt hạn chế của đối phương càng quan trọng hơn. Vì khi đó, bạn vừa hiểu sâu hơn về nội dung đàm phán,  vừa thức tỉnh đối phương về sự hạn chế của họ, từ đó đối phương sẽ biết rằng đồng ý điều kiện hợp tác của phía bạn chính là lựa chọn tốt nhất cho họ.

Muốn đàm phán hiệu quả, trước khi tham gia, dù ít hay nhiều, mỗi bên đều đã tìm hiểu thông tin về năng lực của đối phương. Giả sử, bạn biết chắc đối phương đang thiếu nguồn nguyên liệu để giao đúng hạn, phía bạn không cần hàng quá gấp nhưng khi đàm phán, chúng ta nên:

• Không nói thẳng là bạn biết điểm yếu của họ rồi, mà hãy kiểm tra xem họ trung thực đến mức độ nào: “Nghe nói thị trường nguyên liệu đang bị khan hiếm, với số lượng chúng tôi yêu cầu, công ty bạn có thể đáp ứng nhanh được không? “

  • Nếu họ trả lời trung thực thì bạn đã có lợi thế để đàm phán, ví dụ đề nghị giảm giá, hoặc tăng chiết khấu do phải chờ hàng lâu.

  • Nếu đối phương không trung thực, bạn nên suy nghĩ lại có nên tin tưởng hợp tác cùng họ hay không.

• Thể hiện việc bạn chấp nhận chờ là một khó khăn nhưng phía bạn vẫn sẽ cố gắng để có thể hợp tác được với đối phương.  “Nếu chờ nguyên liệu, chúng tôi sẽ phải đền tiền hoặc phải tăng chiết khấu cho khách hàng trong trường hợp thương lượng giao hàng trễ được. Phía Anh / Chị có đề nghị gì về giá thành lượng nguyên liệu sẽ giao trễ không?”  

• Kỹ năng đặt câu hỏi trong dạy học

Ngày nay, phương pháp dạy học không còn là “thầy đọc trò chép” nữa mà giáo viên được khuyến khích gợi ý để học sinh chủ động tìm hiểu sâu hơn về môn học. Đặt câu hỏi cũng giúp tiết học trở nên sinh động hơn, học sinh dễ dàng nhận thấy tầm quan trọng của kiến thức môn học đối với cuộc sống, khi đó, không cần ép, các em cũng sẽ hào hứng tích cực học tập.

Để đặt câu hỏi hiệu quả trong dạy học, giáo viên nên giới thiệu sơ lược về bài học ở tiết sau, cũng có thể phân bổ luôn một lượng câu hỏi nhất định cho cả lớp / nhóm mày mò khám phá. Như vậy, học sinh biết được mình cần tìm hiểu nội dung gì, khi giáo viên hỏi, học sinh có thông tin để trả lời, mục tiêu của việc đặt câu hỏi khi đó mới thật sự đạt được.

• Câu hỏi không nên mơ hồ đánh đố học sinh, mà cần đi thẳng vào trọng tâm :

  • Tại sao khu vực Tây Nguyên lại có diện tích đất đỏ bazan nhiều nhất Việt Nam?

  • Lá cây tổng hợp chất diệp lục như thế nào?

  • Gấu sống ở Bắc Cực có đặc điểm gì khác so với gấu ở Nam Cực?

• Kết hợp cùng những câu hỏi ôn tập nội dung bài trước cũng là một cách tuyệt vời giúp học sinh tổng hợp kiến thức:

  • Những bài học trước, chúng ta đã tìm hiểu bao nhiêu loại đất hình thành trên trái đất này?

  • Cấu trúc một cây xanh, ví dụ cây bàng trong trường gồm những bộ phận nào?

  • Khu vực nào lạnh nhất trên trái đất này? Loài vật nào có thể sống khỏe mạnh ở đó?

• Kỹ năng đặt câu hỏi trong y khoa

Lĩnh vực y khoa khám chữa bệnh rất cần thu thập thông tin từ bệnh nhân để hỗ trợ tối đa hiệu quả việc chẩn đoán. Tùy từng tình huống mà việc kỹ năng đặt câu hỏi trong y khoa sẽ có những tiêu chuẩn khác nhau.

Dù là tình huống khẩn cấp hay thông thường, y bác sĩ luôn là người bệnh nhân tin tưởng tuyệt đối. Họ là người bệnh, cũng có thể xem là “khách hàng” của y bác sĩ, hãy luôn dùng kính ngữ với người lớn tuổi, giọng hỏi rõ nhanh nhưng không nên gắt gỏng. Bệnh nhân họ đã khổ lắm rồi, hãy cho họ sự điều trị tốt nhất cũng như sự đối đãi tử tế nhất có thể.

• Bệnh nhân vào cấp cứu, tình huống rất khẩn cấp, mọi câu hỏi đều phải tập trung hướng thẳng đến sự khó chịu, mệt mỏi mà người bệnh đang gặp phải: “ Anh thấy đau ở chỗ nào ? Anh đau từ khi nào? Thường ngày anh dùng thuốc gì ? Có người nhà đi theo anh không? “

• Khám chữa bệnh thông thường, bệnh nhân có thể ngồi nghe bác sĩ tư vấn chậm rãi hơn : “ Cô thấy khó chịu ở chỗ nào? Tình trạng này kéo dài lâu chưa cô? Dùng loại thuốc này cô có hay bị mệt, chóng mặt không? “ 

 ------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet