Mỗi ngày chúng ta chỉ có 24 tiếng không hề thay đổi nhưng khối lượng việc phải giải quyết thì lại không ngừng tăng lên, nhất là công việc cơ quan. Vì thế các công cụ “to do list” hỗ trợ mỗi cá nhân thiết lập một lịch trình triển khai công việc hiệu quả đã ra đời. Để hiểu rõ To do list là gì, làm sao để xây dựng To do list hữu dụng…, chúng ta hãy cùng theo dõi bài viết quân sư TalentBold chia sẻ dưới đây nhé.

MỤC LỤC:
1- To do list là gì?
2- Lợi ích to do list mang lại
2- Lợi ích to do list mang lại
3- Xây dựng To do list như thế nào?
4- Mẫu To do list
5- Giới thiệu ứng dụng làm to do list phổ biến
6- Sự khác nhau giữa To do list và checklist

>>> Xem thêm: Việc làm Supply Chain

1- To do list là gì? 

To do list là một bảng danh sách, trong đó hội tụ những việc mà mỗi cá nhân cần làm và muốn làm, những việc này thuộc mọi khía cạnh của cuộc sống từ việc cá nhân, việc cơ quan, việc gia đình…

Tất cả được liệt kê theo một trình tự thời gian hợp lý về cả thứ tự ưu tiên và lượng thời gian hoàn thành, giúp cho chúng ta không bỏ sót bất cứ việc gì, không bị rối khi có những phát sinh bất ngờ trong quá trình thực hiện.

Tùy theo thói quen của mỗi cá nhân mà bạn có thể tạo To do list trên giấy, sổ tay, smartphone, máy vi tính…Chỉ cần đó là nơi bạn cảm thấy thoải mái và thuận lợi nhất để theo dõi To do list thì hãy cứ mạnh dạn sử dụng.

2- Lợi ích to do list mang lại 

So với việc phải ghi nhớ mọi việc trong đầu, rồi sắp xếp thực hiện một cách ngẫu hứng theo cảm xúc hoặc theo những gì nhớ được thì việc thiết lập một To do list khoa học sẽ mang đến vô vàn lợi ích:

2.1. Giảm căng thẳng cho não bộ

Số lượng việc chúng ta cần giải quyết trong ngày / tuần / tháng rất nhiều, bản thân không ai dám chắc có thể ghi nhớ đầy đủ không sót thứ gì. Thông qua To do list, tất cả đầu việc phát sinh đều được ghi nhận vào danh sách ngay lập tức, kể cả việc cần xử lý ở tháng tới, bạn sẽ không phải ghi nhớ nhiều, không lo bỏ sót việc, quan trọng là não bộ được thư giãn, tập trung xử lý những việc quan trọng.

2.2. Linh hoạt điều chỉnh thứ tự ưu tiên

To do list giống như một bản kế hoạch, mà đã là kế hoạch thì sẽ luôn có những thay đổi theo phát sinh thực tế. Khi có sẵn To do list trong tay, nhìn vào bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh lịch trình thực hiện công việc. Sắp xếp việc cần xử lý gấp lên trước, sử dụng lượng thời gian dự phòng để hoàn tất mọi việc còn lại trong ngày, hoặc sẽ dời một số việc không gấp qua ngày hôm sau. Đảm bảo việc ưu tiên được hoàn thành kịp thời và những việc khác cũng không bị bỏ lỡ.

>>> Bạn có thể xem thêm: Đánh giá nội bộ như nào là hiệu quả?

2.3. Tăng hiệu suất làm việc

Mỗi việc sắp xếp trong To do list đều có một lượng thời gian hoàn thành nhất định, việc nỗ lực tuân thủ theo lượng thời gian đó sẽ tạo thành thói quen, giúp não bộ trở nên linh hoạt hơn, kéo theo tốc độ xử lý công việc được nâng cao. Đây chính là yếu tố quan trọng góp phần tăng hiệu suất làm việc của bạn, gặt hái thành tích, chinh phục thành công.

2.4. Khích lệ động lực làm việc

Nhìn vào số lượng và chất lượng công việc hoàn thành mỗi ngày có sự cải thiện tốt, bản thân chúng ta sẽ cảm thấy rất tự hào về chính mình. Động lực làm việc được khích lệ, thành tích công việc tăng cao, kết quả đánh giá tốt, lại tiếp tục giúp chúng ta có thêm động lực phấn đấu. Vòng lặp này diễn ra liên tục giúp bản thân hoàn thiện và phát triển không ngừng.

3- Xây dựng To do list như thế nào? 

Với những bạn mới bắt đầu làm quen với việc tạo To do list thì những bước xây dựng To do list dưới đây sẽ là cẩm nang rất hữu ích:

3.1. Liệt kê danh sách nhiệm vụ

Khi phát sinh một việc cần làm hoặc muốn làm, bạn hãy ghi ngay vào một bản tổng hợp danh sách nhiệm vụ theo thời gian cần thực hiện. Bước này sẽ giúp bạn không bỏ sót bất cứ việc gì, dù là việc sẽ phải làm ở tháng tới hay đầu năm sau.

3.2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ

Trong một ngày sẽ có nhiều nhiệm vụ, vì vậy, khi gần đến ngày đó, tốt nhất là cách khoảng 01 tuần, bạn nên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc với thời gian và thời lượng hoàn thành cụ thể. Lưu ý nên có khoảng thời gian trống dự phòng khi có phát sinh ngoài kế hoạch. Sau đó, hãy đưa lịch trình của ngày hôm đó vào To do list của bạn.

>>> Bạn có thể tham khảo: Bật mí các cách quản lý bản thân hiệu quả nhất

3.3. Cập nhật liên tục đầu việc và điều chỉnh thứ tự ưu tiên

Kế hoạch thực hiện To do list có thể sẽ thay đổi do:

• Có những đầu việc bổ sung thêm vào sát ngày

• Sự cố phát sinh buộc phải ưu tiên xử lý trước

Do đó, bạn phải thường xuyên cập nhật To do list và cân nhắc điều chỉnh lịch trình thực hiện một cách hiệu quả nhất. Có thể dời một số việc không quan trọng sang những ngày khác nếu cần thiết.

3.4. Tạo chuông báo cho những nhiệm vụ cần đúng giờ

Không cần phải dùng kỹ thuật công nghệ cao siêu gì cả, bạn có thể dùng chuông báo thức của điện thoại, chuông báo lịch của điện thoại, thông báo lịch họp trên máy tính để cài đặt lịch nhắc nhở khi có những nhiệm vụ cần tiến hành đúng giờ.

4- Mẫu To do list 

Để bạn đọc dễ hình dung To do list thực tế sẽ trông ra sao, quân sư TalentBold sẽ gửi đến bạn những mẫu To do list chất lượng trong phần này. Bạn có thể lựa chọn một mẫu cho mình, hoặc kết hợp nhiều mẫu cho thành phẩm To do list của bản thân đều được:

  

>>> Bạn có thể quan tâm: Những phần mềm giúp quản lý công việc hiệu quả

5- Giới thiệu ứng dụng làm to do list phổ biến 

Việc thiết lập To do list bằng cách thủ công, cân nhắc sắp xếp lịch trình hợp lý, điều chỉnh khi có phát sinh… có thể khiến bạn mất một khoảng thời gian kha khá. Để giúp bạn tiết kiệm khoảng thời gian này, công nghệ đã xuất hiện với những ứng dụng làm To do list tự động:

5.1. To do list của google

Thông qua Google Tasks tích hợp sẵn trong Gmail, bạn có thể thiết lập To do list và quản lý cùng quá trình sử dụng email xứ lý công việc. Cách sử dụng như sau:

+ Thêm nhiệm vụ

Vào Gmail, chọn Google Tasks , chọn Thêm việc cần làm, rồi Nhập tên công việc, ngày giờ làm, ngày giờ lặp lại, thêm việc phụ.

+ Chỉnh sửa nhiệm vụ

Vào Gmail, chọn Google Tasks, chọn biểu tượng cây bút bên phải nhiệm vụ, rồi chỉnh sửa chi tiết công việc theo mong muốn.

+ Ẩn việc đã hoàn thành

Vào Gmail, chọn Google Tasks, rê chuột vào vòng tròn phía trước tên nhiệm vụ và nhấn chọn Check, nhiệm vụ sẽ tự động chuyển vào danh sách Đã hoàn thành ở góc dưới màn hình.

>>> Quan tâm thêm: Làm sao để quản lý công việc hiệu quả?

5.2. To do list từ Canva

Canva là một phần mềm thiết kế đồ họa với nhiều mẫu (template) sẵn có, người dùng chỉ cần lựa chọn, thêm thông tin là có ngay một mẫu đồ họa vô cùng bắt mắt. Thông qua tính năng Canva Docs của ứng dụng này, bạn có thể tạo cho mình những danh sách To do list vừa có độ thẩm mỹ cao, vừa đơn giản, lại hỗ trợ tuyệt vời cho quá trình quản lý công việc của bạn. Cách làm như sau:

+ Mở Canva, vào mục “Danh sách việc cần làm”

+ Chọn một mẫu To do list

Canva đã thiết kế sẵn nhiều mẫu To do list bắt mắt phù hợp mọi nhu cầu quản lý việc nhà / việc cơ quan, quản lý việc hằng ngày / hằng tuần. Bạn chỉ cần tìm một mẫu với bố cục và màu sắc ưa thích và nhấn chọn.

+ Thiết lập nội dung nhiệm vụ và lịch trình thực hiện

• Đặt tiêu đề (hay tên gọi) cho nhiệm vụ để gợi nhớ cho bạn dễ dàng, nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để biết việc nào cần tập trung làm trước. Ví dụ như “báo cáo thuế”, “Du lịch gia đình”, “sinh nhật bạn thân” …

• Nhập hoạt động mà bạn muốn làm trong tiêu đề nhiệm vụ đó. Ví dụ với tiêu đề “báo cáo thuế” thì cần làm những việc: lấy số liệu từ phòng tài vụ từ chị Hoa, thiết lập báo cáo sơ bộ gửi chị Linh, chị Linh phê duyệt báo cáo, làm báo cáo chính thức….

• Bên cạnh mỗi hoạt động bạn cho một ô vuông vào, khi nào hoàn thành xong hoạt động đó thì đánh dấu (tick) vào ô vuông.

+ Tô điểm To do list theo phong cách cá nhân

Canva cung cấp những biểu tượng cảm xúc, những hình ảnh thiên nhiên, những hình chụp ấn tượng… để bạn bổ sung vào To do list của mình, mang đến ấn tượng riêng về gu thẩm mỹ, cách bố trí, hay sự vui vẻ, tinh nghịch.

+ Tải xuống sử dụng

Bạn có thể để To do list của Canva trên máy và chia sẻ với các đồng đội, để họ biết phần việc họ phải tiếp tục hoàn thành trong trường hợp đội nhóm dùng chung To do list. Hoặc tải To do list ở định dạng PDF, đặt kích cỡ giấy và in ra để dán hoặc kẹp ở khu vực làm việc cho tiện theo dõi.

6- Sự khác nhau giữa To do list và checklist 

To do list và Checklist thường được sử dụng trong cùng một hoàn cảnh nên lâu dần, nhiều người cho rằng hai thuật ngữ này tuy hai mà một, nhưng thực tế, To do list và Checklist có rất nhiều sự khác biệt

6.1. Tính chất công việc thiết lập trong mỗi danh sách

To do list là danh sách những việc cần làm và muốn làm, những việc này có thể không liên quan tới nhau, không đòi hỏi phải ùng một lĩnh vực. Ví dụ: To do list gồm buổi sáng đưa con đi học, buổi trưa đi tập yoga, buổi tối đi dạy thêm ngoại ngữ.

Check list là danh sách những việc cần làm, và những việc này thuộc một chuỗi các mắt xích hợp thành một việc lớn nên có liên quan mật thiết với nhau. Ví dụ: muốn sản xuất một cái áo thì checklist phải gồm sản xuất tay áo, cổ áo, thân áo.

6.2. Mức độ liên tục của quá trình triển khai công việc

To do list là một bản kế hoạch, cho phép điều chỉnh thứ tự các nội dung công việc thực hiện theo tình huống thực tế để ưu tiên xử lý những việc gấp trước. Ví dụ: cuối tuần này bạn dự định đi dã ngoại cùng bạn bè nhưng Sếp lại yêu cầu đi công tác xử lý công việc gấp. Công việc cần ưu tiên hơn nên bạn đã điều chỉnh chuyến dã ngoại vào tuần sau.

Check list là một loạt công việc có trình tự và có liên quan chặt chẽ với nhau. Do đó cần thực hiện theo đúng thứ tự quy trình trong Checklist để đảm bảo hiệu suất công việc được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và đạt chất lượng cao nhất. Ví dụ: dây chuyền sản xuất bánh ngọt sẽ phải đi theo đúng trình tự từ khâu nguyên liệu, khâu làm bánh, khâu đóng gói, khâu dán tem nhãn, khâu đóng thùng. Mọi sự xáo trộn đều sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và số lượng thành phẩm.

6.3. Mức độ ảnh hưởng đến các phần việc khác

To do list là những đầu việc thuộc nhiều khía cạnh khác nhau nên thay đổi lịch trình hay bỏ bớt một đầu việc trong ngày hôm đó cũng không ảnh hưởng đến những đầu việc khác

Checklist là chuỗi công việc liên quan mật thiết nên chỉ cần bỏ sót một đầu việc thì toàn bộ kết quả sẽ bị ảnh hưởng.

Tạo cho bản thân thói quen thiết lập To do list chính là một kỹ năng mềm thiết thực giúp bạn nâng cao năng lực quản lý thời gian, quản lý công việc và năng lực xử lý tình huống hiệu quả. Với những thông tin quân sư TalentBold chia sẻ, chúng ta đã có cho mình nền tảng hữu ích để bắt đầu, duy trì và hoàn thiện kỹ năng kiến tạo To do list hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong cả công việc và cuộc sống.

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet