Ngày nay, lợi thế lựa chọn của ứng viên và nhà tuyển dụng gần như ngang nhau. Do đó, muốn tuyển dụng thành công nhiều nhân tài, trước hết, nhà tuyển dụng cần cho ứng viên thấy mức độ chuyên nghiệp, sự chỉnh chu trong suốt quá trình tuyển dụng. Một trong những chi tiết không thể lơ là, đó chính là các email liên lạc, trao đổi thông tin. Nếu bạn đang làm công tác tuyển dụng, hãy áp dụng ngay danh sách tổng hợp các mẫu thư gửi cho ứng viên trong quá trình tuyển dụng mà quân sư TalentBold chia sẻ dưới đây, chắc chắn hành trình công việc của bạn sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
1. Đặc điểm cần lưu tâm khi viết email gửi ứng viên
Nhân sự là tài sản vô giá, vì vậy, trong tất cả các email gửi đến cho ứng viên, dù là nội dung gì thì những đặc điểm quan trọng sau đây bạn tuyệt đối đừng bỏ qua:
1.1. Văn phong thể hiện sự tôn trọng
Dù cho vị trí công việc tại doanh nghiệp của bạn đáng mơ ước ra sao thì văn phong văn phong trong email chính thống gửi ứng viên, bạn vẫn cần sử dụng ngôn từ khiêm nhường, trịnh trọng, sử dụng kính ngữ đầy đủ (nếu là ứng viên lớn tuổi), đảm bảo ứng viên khi đọc cảm nhận được sự tôn trọng từ người viết. Suy cho cùng, email cũng là một phần hình ảnh của doanh nghiệp.
1.2. Cung cấp đầy đủ thông tin ứng viên cần biết
Trước khi trở thành chuyên viên tuyển dụng, bạn cũng từng là ứng viên. Chắc hẳn bạn sẽ rất khó chịu, cảm giác nhà tuyển dụng thiếu chuyên nghiệp khi gửi email mà những thông tin ứng viên cần và nên được biết lại không đầy đủ. Đáp ứng tốt quyền lợi thông tin của ứng viên, cũng là cách xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng hiệu quả.
>>> Xem thêm Tổng hợp các mẫu thư gửi cho ứng viên trong quá trình tuyển dụng
1.3. Đúng chính tả, bố cục
Hãy luôn dành thời gian đọc lại email trước khi nhấn nút gửi đi. Những sai sót về lỗi chính tả, hoặc tên người nhận (quên đổi lại khi gửi cùng một nội dung đến nhiều ứng viên) sẽ khiến bạn hoặc doanh nghiệp của bạn mất điểm trong mắt ứng viên.
2. Tổng hợp các mẫu thư gửi cho ứng viên trong quá trình tuyển dụng
2.1. Mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ
Bạn nên đính kèm email nộp hồ sơ của ứng viên trong phần “Attached email” (tài liệu đính kèm) để tiện theo dõi liên tục.
Tiêu đề email : Tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển – vị trí … - ứng viên ….
Xin chào Anh/ Chị/ Bạn (Họ tên ứng viên),
Công ty ABC chân thành cảm ơn bạn đã nộp ứng tuyển vào vị trí … của công ty.
Chúng tôi đã tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển và đang trong quá trình đánh giá hồ sơ. Kết quả vòng hồ sơ sẽ được phản hồi lại bạn trong vòng 3 – 5 ngày.
Chúc bạn một ngày tốt lành và đừng quên kiểm tra email thường xuyên nhé!
Chúng tôi rất mong có cơ hội gặp bạn.
Trân trọng,
(Họ tên, thông tin liên lạc tại nơi làm việc của người gửi email)
>>> Xem thêm Tổng hợp mẫu mail ứng viên gửi cho nhà tuyển dụng
2.2. Mẫu thư mời phỏng vấn
2.2.1. Mẫu 1 : Đưa ra lịch trình để ứng viên xác nhận
Tiêu đề email : Thư mời phỏng vấn, vị trí … - ứng viên …
Xin chào Anh / Chị (Họ tên ứng viên)
Tôi tên là … - Chuyên viên tuyển dụng công ty ABC
Trước hết, chúng tôi rất cám ơn sự quan tâm Anh / Chị đã dành cho vị trí … mà công ty của chúng tôi đang tuyển dụng.
Qua đánh giá hồ sơ ứng tuyển, công ty nhận thấy bạn kinh nghiệm và năng lực của Anh / Chị phù hợp với những tiêu chí nhiệm vụ công việc mà chúng tôi đang tìm kiếm.
Chúng tôi rất hy vọng có thể trao đổi thêm với Anh / Chị trong một buổi phỏng vấn trực tiếp với lịch trình dự kiến:
Thời gian :
Địa điểm :
Anh / Chị cần mang theo hồ sơ đầy đủ khi tham gia phỏng vấn.
Anh / Chị vui lòng trả lời lại email này trước ngày …. để xác nhận khả năng tham gia buổi phỏng vấn. Nếu có bất kì điều gì bất tiện, Anh / Chị có thể liên hệ ngay với tôi qua email này hoặc qua số điện thoại … - Ext : ….
Chúng tôi rất mong sớm được gặp và trao đổi nhiều hơn cùng Anh / Chị / Bạn.
Trân trọng,
(Họ tên, thông tin liên lạc tại nơi làm việc của người gửi email)
2.2.2. Mẫu 2: Để ứng viên lựa chọn thời gian, thậm chí là địa điểm phỏng vấn
Tiêu đề email : Thư mời phỏng vấn, vị trí … - ứng viên …
Xin chào Anh / Chị (Họ tên ứng viên)
Tôi tên là … - Chuyên viên tuyển dụng công ty ABC
Lời đầu tiên, chúng tôi rất cảm ơn sự quan tâm Anh / Chị đã dành cho vị trí … mà công ty của chúng tôi đang tuyển dụng.
Qua đánh giá hồ sơ ứng tuyển, công ty nhận thấy Anh / Chị kinh nghiệm và năng lực của bạn phù hợp với những tiêu chí nhiệm vụ công việc mà chúng tôi đang tìm kiếm.
Với mong muốn trao đổi cùng Anh / Chị nhiều hơn về nguyện vọng công việc, tôi gửi email này để sắp xếp một cuộc phỏng vấn thông qua:
Thời gian dự kiến trong tuần tới, Anh / Chị vui lòng phản hồi thời gian phù hợp nhất với lịch trình làm việc của bạn để chúng tôi có sự sắp xếp linh hoạt tốt nhất cho buổi phỏng vấn này.
Nếu có vấn đề gì thắc mắc, Anh / Chị có thể liên hệ lại theo số điện thoại … - Ext: … để được hỗ trợ.
Chúng tôi mong sớm được gặp và trò chuyện với Anh / Chị !
Trân trọng,
(Họ tên, thông tin liên lạc tại nơi làm việc của người gửi email)
2.3. Mẫu thư thông báo trúng tuyển
Tiêu đề email : Thông báo trúng tuyển, vị trí … - ứng viên …
Thân gửi: Anh /Chị (Họ tên ứng viên)
Tôi tên là …. – Trưởng phòng nhân sự công ty ABC
Thay mặt ban lãnh đạo công ty, tôi vui mừng thông báo Anh/Chị đã trúng tuyển trong đợt phỏng vấn vừa qua.
Anh/Chị sẽ:
-
Làm việc tại: ……………………………................
-
Chức danh: ………………………………………………
-
Ngày nhận việc: ….
-
Thời gian thử việc: …….
-
Thời gian làm việc: …………………………………………….........
-
Lương và các chế độ khác như sau:
-
Lương chính thức : ……………
-
Lương thử việc: …………..........
-
Các khoản phụ cấp khác (nếu có): .......................................................
-
Các chế độ khác: Theo Luật Lao động Việt Nam, theo Nội quy lao động và Quy định tài chính của công ty.
Công ty đã đính kèm một tập tin chi tiết về hợp đồng lao động và công việc để Anh / Chị có thể xem qua trước khi đến làm việc.
Anh / Chị vui lòng phản hồi lại quyết định nhận việc của mình trước ngày … Nếu đồng ý :
Nếu Anh / Chị có bất kỳ câu hỏi gì khác trong thời gian suy nghĩ, vui lòng liên lạc với tôi qua email hoặc qua số điện thoại … - Ext: … để được hồi đáp nhanh chóng.
Hy vọng chúng ta sẽ có một sự hợp tác tốt đẹp, lâu bền trong tương lai.
Trân trọng,
(Họ tên, thông tin liên lạc tại nơi làm việc của người gửi email)
>>> Xem thêm 10 mẫu email gửi khách hàng thông dụng nhất mọi thời đại
2.4. Mẫu thư từ chối sau khi xem xét hồ sơ ứng viên / sau khi phỏng vấn
Tiêu đề email : Thông báo kết quả hồ sơ/ phỏng vấn, vị trí … - ứng viên …
Thân gửi: Anh /Chị (Họ tên ứng viên)
Tôi tên là …. – Trưởng phòng nhân sự công ty ABC
Lời đầu tiên, tôi chân thành cảm ơn vì sự quan tâm của Anh /Chị đối với công ty ABC và vị trí … . Hồ sơ cũng như những gì Anh/ Chị thể hiện trong suốt các buổi phỏng vấn rất tốt. Tuy nhiên, chúng tôi quyết định dành vị trí này cho một ứng viên khác phù hợp hơn.
Chúng tôi đã cân nhắc rất kỹ, thật sự khó khăn khi đưa ra quyết định này. Chúc Anh /Chị may mắn trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.
Trân trọng,
(Họ tên, thông tin liên lạc tại nơi làm việc của người gửi email)
2.5. Mẫu thư liên hệ với ứng viên thụ động
Tiêu đề email : Tuyển dụng nhân sự cho vị trí … - công ty …
Thân gửi: Anh /Chị (Họ tên ứng viên)
Tôi tên là …. – Trưởng phòng nhân sự công ty ABC
Tôi đọc được thông tin của Anh /Chị trên (LinkedIn / trang web tuyển dụng… ) và tôi rất ấn tượng với kinh nghiệm của Anh /Chị trong lĩnh vực … , đặc biệt là những nhiệm vụ liên quan đến chuyên môn…
Hiện tại, công ty chúng tôi đang tìm kiếm nhân sự phù hợp cho vị trí … . Đây là đường link mô tả chi tiết công việc cụ thể dành cho vị trí này …..
Tôi rất mong có cơ hội được chia sẻ thêm với Anh /Chị về công việc cũng như lắng nghe nhiều hơn nguyện vọng công việc từ phía Anh /Chị, Do vậy, tôi hy vọng chúng ta có thể sắp xếp một buổi (gặp trực tiếp / trao đổi qua điện thoại) nếu như Anh /Chị rảnh vào khoảng 10h – 12h ngày ….
Ngoài ra, Anh /Chị có thể liên hệ với tôi qua số điện thoại … - Ext … hoặc zalo …. bất cứ lúc nào.
Chúc Anh /Chị một ngày tốt lành.
Trân trọng,
[Tên]
(Họ tên, thông tin liên lạc tại nơi làm việc của người gửi email)
2.6. Mẫu thư liên hệ với ứng viên cũ
Tiêu đề email : Cơ hội việc làm mới tại công ty … - vị trí ….
Thân gửi: Anh /Chị (Họ tên ứng viên)
Tôi tên là …. – Chuyên viên tuyển dụng nhân sự công ty ABC
Chúng ta đã từng gặp nhau vào tháng … năm …. khi Anh /Chị ứng tuyển cho vị trí …. tại công ty chúng tôi.
Dù lần tuyển dụng đó, chúng ta chưa có cơ hội hợp tác cùng nhau nhưng chúng tôi vẫn luôn lưu tâm đến hồ sơ ứng tuyển của Anh / Chị.
Với năng lực nổi trội về (nêu ra những năng lực phù hợp với vị trí mới mà công ty đang tuyển : kỹ năng sáng tạo, nhạy bén trong kinh doanh, năng lượng tích cực khi phỏng vấn… - ) mà Anh/ Chị đã thể hiện trọn vẹn thông qua hồ sơ và buổi phỏng vấn trực tiếp, chúng tôi thật sự ấn tượng.
Hiện tại chúng tôi đang tìm kiếm nhân sự phù hợp cho vị trí …. và chúng tôi tin rằng kỹ năng và kinh nghiệm của Anh/ Chị sẽ phù hợp hơn tại đây.
Chúng tôi hy vọng rằng Anh/ Chị có thể dành chút thời gian để trao đổi thêm về vị trí công việc mới với chúng tôi (qua điện thoại / Skype / gặp trực tiếp] vào (khoảng thời gian …. , tại … ) . Mong sớm nhận được phản hồi từ phía Anh/ Chị thông qua email này.
Chúc Anh/ Chị một ngày tốt lành.
Trân trọng,
(Họ tên, thông tin liên lạc tại nơi làm việc của người gửi email)
2.7. Mẫu thư liên hệ với ứng viên được giới thiệu
Tiêu đề email : Phản hồi thư giới thiệu ứng viên - vị trí …. – công ty ….
Thân gửi: Anh /Chị (Họ tên ứng viên)
Tôi tên là …. – Chuyên viên tuyển dụng nhân sự công ty ABC
Hiện tại, công ty chúng tôi đang tìm kiếm ứng viên cho vị trí …. và chúng tôi được Anh/ Chị (họ tên người giới thiệu) – (chức vụ nếu có/ hoặc thông tin danh tính của người giới thiệu) giới thiệu rằng Anh/ Chị (tên ứng viên) có thể là một ứng cử viên phù hợp.
Từ những thông tin về quá trình làm việc của Anh/ Chị mà tôi có thể cập nhật thông qua (LinkedIn / CV), kinh nghiệm làm việc cũng như thành tích chuyên môn thật sự ấn tượng. Những gì Anh/ Chị đã triển khai trong quá trình làm việc trước đây có rất nhiều điểm tương đồng với công việc mà chúng tôi đang tuyển dụng
Tại công ty ABC, chúng tôi luôn tìm kiếm và mang đến những chính sách phúc lợi tốt nhất cho những nhân sự tuyệt vời.
Chúng tôi rất mong có thể có cơ hội được hiểu về Anh/ Chị rõ hơn. Hy vọng Anh/ Chị có thể dành chút thời gian để chúng ta gặp mặt và trao đổi thêm về công việc này vào :
Thời gian : 10h – 12h ngày …. .
Địa điểm : ….
Nếu sự sắp xếp này chưa phù hợp lịch trình làm việc của Anh/ Chị, vui lòng cho chúng tôi biết thời gian, địa điểm thích hợp nhất, chúng tôi sẽ linh động sắp xếp để buổi trao đổi diễn ra thuận lợi cho cả đôi bên. Trường hợp, Anh/ Chị cần bất cứ thông tin gì thêm, đừng ngần ngại liên hệ với tôi qua email / zalo/ điện thoại …. bất cứ lúc nào.
Chúc Anh/ Chị một ngày tốt lành.
Trân trọng,
(Họ tên, thông tin liên lạc tại nơi làm việc của người gửi email)
Cẩm nang tổng hợp các mẫu thư gửi cho ứng viên trong quá trình tuyển dụng trên đây chắc chắn sẽ đáp ứng tối đa mọi nhu cầu từ phía đội ngũ tuyển dụng nhân lực. Hầu hết mọi trường hợp, quân sư TalentBold đều đã gợi ý trong phần ngoặc kép trong thân email, người dùng chỉ cần linh hoạt thay đổi theo tình huống thực tế là đã có ngay một email chất lượng gửi đến một hoặc nhiều ứng viên. Chúc bạn luôn thuận lợi trong công tác ứng tuyển!
-----------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A3, Tòa nhà MD Complex, 28 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Nguồn ảnh: internet
Talentbold
TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh
nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng
