Top 06 Câu hỏi phỏng vấn trợ lý nhân sự hay và sâu sắc nhất

Trong số các vị trí chủ chốt tại phòng nhân sự, vị trí trợ lý nhân sự luôn nắm giữ vai trò quan trọng từ chuyên môn đến quản lý. Nhu cầu tuyển dụng cao, thu nhập tốt, nhiều cơ hội thăng tiến lên trưởng/phó phòng nhân sự ... luôn thu hút ứng viên mạnh mẽ. Dưới đây là top 06 câu hỏi phỏng vấn trợ lý nhân sự hay và sâu sắc nhất được quân sư TalentBold chắt lọc, mang đến cho bạn ứng viên một cẩm nang đắc dụng chinh phục vị trí đầy tiềm năng này.

MỤC LỤC
1- Trợ lý nhân sự là ai?
2- Công việc của trợ lý nhân sự  
3- Câu hỏi phỏng vấn trợ lý nhân sự
4- Mẹo trả lời phỏng vấn trợ lý nhân sự
 

1- Trợ lý nhân sự là ai? 

Trợ lý nhân sự (HR Assistant) là vị trí thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ cho trưởng phòng nhân sự trong các công việc liên quan đến nhân sự và hành chính. Nội dung công việc khá nhiều và phức tạp, không thua kém gì trưởng phòng nhân sự, chỉ khác ở mức độ quyền hạn và trách nhiệm khi xử lý công việc thấp hơn.  

Một trợ lý nhân sự giỏi cần đáp ứng cả năng lực chuyên môn và quản lý, vì họ không chỉ thực hiện nhiệm vụ theo chỉ thị, mà đôi khi còn giữ vai trò tham mưu cho trưởng phòng. Họ có thể thay mặt trưởng phòng giải quyết nhiều vấn đề chuyên môn sâu, cũng như điều phối quản lý nhân viên phòng nhân sự và nhân viên toàn doanh nghiệp.


>>>> Xem thêm: Mô tả công việc của vị trí Trợ lý nhân sự mảng tuyển dụng

2- Công việc của trợ lý nhân sự   

Danh sách dưới đây sẽ giúp các bạn ứng viên hình dung rõ hơn về nhiệm vụ mà một trợ lý nhân sự phải đảm nhận:

2.1. Hỗ trợ quá trình tuyển dụng

Một quá trình tuyển dụng sẽ trải qua nhiều bước, mỗi bước đều cần sự kiểm soát chặt chẽ để đẩy nhanh tốc độ và hiệu quả tuyển dụng. Người đảm nhận vai trò kiểm soát này chính là trợ lý nhân sự. Họ cũng sẽ là người nắm rõ bộ dữ liệu thông tin ứng viên tiềm năng, cung cấp cho trưởng phòng nhân sự và trưởng phòng chuyên môn khi cần thiết để họ cân nhắc và ra quyết định.

2.2. Tham mưu thiết lập chiến lược nhân sự

Mọi chiến lược phát triển nhân lực đều có sự tham mưu và tham gia thiết lập từ trợ lý nhân sự. Những phân tích đánh giá từ các nhân viên phòng nhân sự, đội ngũ nghiên cứu thị trường, kế hoạch kinh doanh từ các phòng ban khác sẽ được trợ lý nhân sự liên kết để đưa ra báo cáo phân tích hiệu quả nhất cho trưởng phòng nhân sự.

2.3. Giải quyết các mâu thuẫn nhân sự

Những thắc mắc về quyền lợi, mâu thuẫn trong môi trường làm việc, trợ lý nhân sự sẽ dựa trên quy định pháp luật và chính sách doanh nghiệp để xử lý linh hoạt, thấu tình đạt lý.

2.4. Theo dõi thực thi chính sách nhân sự

Từ việc trả lương , phúc lợi hằng tháng, đến những quyết định thuyên chuyển, đề bạt nhân sự đều sẽ qua vòng kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh của trợ lý nhân sự trước khi đến tay trưởng phòng nhân sự phê duyệt.

2.5. Lên lịch họp, sự kiện

Các cuộc họp nhân sự của phòng nhân sự và những phòng ban khác sẽ được trợ lý nhân sự tính toán cụ thể từ không gian, thời gian. Về cách sự kiện hay lịch công tác của các trưởng phòng, trợ lý sẽ nắm rõ và sắp xếp từ việc đặt vé, phòng khách sạn, quản lý chi tiêu, lịch trình di chuyển...  Sau đó có thể giao cho nhân viên nhân sự triển khai và trợ lý chịu trách nhiệm kiểm soát.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Khó khăn của người làm nghề nhân sự (HR)

2.6. Các nhiệm vụ khác

• Định kỳ theo thời gian hoặc theo sự kiện nhân sự phát sinh, trợ lý sẽ tổng hợp thông tin báo cáo với trưởng phòng nhân sự.

• Tham gia các cuộc họp cấp lãnh đạo cùng trưởng phòng nhân sự

• Công tác xa nhà khi cần thiết...

3- Câu hỏi phỏng vấn trợ lý nhân sự 

Mục này là nội dung chính mà các bạn đang quan tâm đây. Tạm gác qua những câu hỏi mang tính phổ biến ở mọi cuộc phỏng vấn đa ngành như giới thiệu về bạn, vì sao bạn biết đến chúng tôi, điểm mạnh/ điểm yếu của bạn là gì.... Quân sư TalentBold sẽ tập trung vào những câu hỏi phỏng vấn đặc thù dành riêng cho trợ lý nhân sự, kèm theo gợi ý cách trả lời :

1. Bạn làm cách nào để luôn cập nhật nhanh nhất các luật và quy định nhân sự hiện hành?

Nhân sự là quản lý con người, liên quan trực tiếp đến quyền lợi và trách nhiệm nên dễ xảy ra tranh cãi. Muốn giải quyết, việc hiểu rõ, hiểu chuẩn các quy định pháp luật nhân sự là yếu tố quan trọng bậc nhất.

Gợi ý trả lời:

Tôi hiện là thành viên của nhiều hội nhóm nhân sự chuyên môn, tại đây, những thông tin cải tiến, đổi mới về luật nhân sự cũng như những thông tư chỉ đạo thực hiện đều được các admin chia sẻ rất nhanh. Bên cạnh đó, mỗi ngày tôi đều truy cập vào trang web chính thức của các tổ chức nhân sự như phòng bảo hiểm xã hội, phòng lao động thương binh xã hội, cổng thông tin điện tử bộ lao động thương binh xã hội... nên mọi thay đổi hoặc dự kiến thay đổi tôi đều cập nhất nhanh chóng. Từ đó chủ động tìm hiểu để kịp thời ứng phó vào thực tế công việc.

2. Bạn làm cách nào để nhân viên phòng nhân sự và toàn doanh nghiệp cũng cập nhật nhanh nhất các luật và quy định nhân sự hiện hành?

Chia sẻ kinh nghiệm chính là vai trò mà người quản lý cần có. Trợ lý nhân sự là nguồn ứng viên chủ chốt cho vị trí trưởng phòng tương lai nên không thể thiếu tố chất này.

Gợi ý trả lời:

Ở vị trí trước đây, với vai trò trợ lý hành chính nhân sự, mọi thay đổi hoặc sắp thay đổi liên quan đến luật và quy định nhân sự đều được tôi chia sẻ nhanh đến các nhân viên thông qua email hoặc chat nội bộ. Do lượng công việc của nhân viên khá lớn nên tôi sẽ là người chắt lọc những thông tin thay đổi quan trọng, có liên quan đến chuyên môn để mọi người dễ nắm bắt hơn. Khi cần truyền đạt chuyên sâu hơn, những buổi họp sẽ được tiến hành để thông báo, chia sẻ chi tiết, đồng thời tham khảo, lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện cách triển khai quy định mới trong tổ chức.

3. Theo bạn, loại thông tin nào nên được cung cấp phổ biến cho nhân viên toàn doanh nghiệp?

Phòng nhân sự là trung gian dung hòa quyền lợi và sự gắn kết giữa người lao động và người sử dụng lao động. Vì vậy, để hạn chế tối đa tranh chấp không cần thiết, việc cung cấp thông tin cho nhân viên là điều nên làm nhưng cần có sự sàng lọc.

Gợi ý trả lời

Theo tôi, thông tin quan trọng nhất mà mọi nhân viên đều cần được biết đó là chính sách, quy định của doanh nghiệp. Vì dù những nội dung này là do doanh nghiệp thiết lập riêng nhưng đều dựa trên quy định chung của luật lao động Việt Nam, nên có thể xem đây là sự sàng lọc chuẩn xác và sát thực tế yêu cầu của tổ chức nhất. Bên cạnh đó, những thông tin :

• Kỳ vọng của doanh nghiệp đối với nhân viên

• Quyền lợi của nhân viên trong tổ chức

• Nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhân viên

• Thông tin liên lạc các tổ chức bảo vệ quyền lợi cho người lao động....

Đều là nội dung cần cung cấp minh bạch, cho thấy sự quan tâm và chính trực mà doanh nghiệp dành cho người lao động.

4. Bạn hãy chia sẻ kinh nghiệm tích lũy được khi làm việc với hệ thống quản lý nguồn nhân lực

Hầu hết các doanh nghiệp ngày nay đều sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp. Dù bạn chỉ mới làm việc ở những doanh nghiệp nhỏ, quản lý thủ công thì vẫn nên chủ động tìm hiểu hệ thống này, thậm chí tự trải nghiệm để dễ dàng thích ứng khi trở thành trợ lý nhân sự.

Gợi ý trả lời:

Tôi có cơ hội biết đến hệ thống quản lý nhân sự TalentBold – Hiring và phần mềm Fast HRM Online, tôi thật sự rất ấn tượng với những ứng dụng này. Việc theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, cũng như tiến độ triển khai từng bước trong quy trình làm việc đều được hiển thị nhanh, chuẩn và chi tiết. Tôi có thể hoàn thành công tác quản lý từ xa 24/7 mà vẫn an tâm chất lượng công việc. Tính tiện lợi đã cuốn hút tôi tìm hiểu và sử dụng thành thạo các chức năng chỉ trong thời gian ngắn.

5. Cách bạn thường sử dụng để tiếp cận và giải quyết xung đột nhân sự ra sao?

Tranh chấp quyền lợi, mâu thuẫn cách làm việc là việc không thể tránh trong doanh nghiệp. Trợ lý nhân sự phải biết cách giải quyết linh hoạt khéo léo không chỉ đảm bảo nhân viên an tâm làm việc, nâng cao hiệu suất và gắn bó lâu dài.

Gợi ý trả lời:

Tôi vừa giải quyết một vụ khiếu nại từ nhân viên phòng sản xuất về việc chuyền trưởng có thái độ cư xử thô lỗ với họ. Tôi đã gặp trực tiếp nhân viên để hiểu chính xác những nội dung và cảm xúc mà họ đã phải đối mặt. Sau đó, tôi gặp chuyền trưởng để ghi nhận phản hồi từ phía anh ấy. Đồng thời, để đảm bảo tính công bằng, tôi đã bí mật liên lạc một số nhân viên trong cùng phòng sản xuất để có một vài đánh giá khách quan về cả người nhân viên khiếu nại và chuyền trưởng. Sau khi báo cáo với trưởng phòng nhân sự, tôi đã sắp xếp một buổi gặp trực tiếp với nhân viên đó và chuyền trưởng. 

Qua cuộc trò chuyện, ban đầu đôi bên đều giữ cái tôi của mình nhưng sau những phân tích có lý có tình của tôi, cả hai đã thông cảm nhau hơn. Hóa ra hôm đó, chuyền trưởng đang bị áp lực lớn về một đơn hàng gấp nhưng lại nguyên liệu lại không đạt chuẩn nên có những lời nói thiếu kiểm soát. Chuyền trưởng đã xin lỗi nhân viên, nhân viên cũng hiểu và thông cảm vì trước đến giờ chuyền trưởng có nghiêm khắc nhưng chưa thô lỗ vô cớ bao giờ.


>>>> Bạn xem thêm: Kỹ năng cần có của một Trợ lý nhân sự

6. Bạn làm cách nào để động viên và giữ nhân viên gắn bó với công việc?

Cạnh tranh nhân sự cùng những kỳ vọng thăng tiến nhanh trong sự nghiệp rất dễ khiến nhân viên chuyển việc. Tuyển dụng người mới phù hợp không phải là việc dễ dàng, vì vậy, năng lực giữ chân nhân sự rất quan trọng đối với ứng viên trợ lý nhân sự.

Gợi ý trả lời:

Định kỳ 06 tháng tôi sẽ thực hiện cuộc khảo sát nhu cầu và những đề xuất của nhân viên trong công việc. Qua đó, những bất cập gây khó khăn chung cho phòng ban hoặc cho số đông nhân viên sẽ được đúc kết. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp điều chỉnh chính sách phúc lợi trong tương lai, mà tốt nhất là ngay năm tiếp theo. Bên cạnh đó, thông qua những mối quan hệ nội bộ ngành, tôi sẽ tìm hiểu thông tin những chính sách nhân sự cải tiến tại các doanh nghiệp đối thủ. Không hẳn tôi sẽ tham mưu cho doanh nghiệp thay đổi theo họ, mà điều tôi cần là cơ sở để đánh giá ưu nhược điểm trong chính sách nhân sự của tổ chức để linh hoạt thay đổi hoặc để làm cơ sở thuyết phục khi nhân viên định chuyển việc.

4- Mẹo trả lời phỏng vấn trợ lý nhân sự 

Mỗi nhà tuyển dụng ứng viên trợ lý nhân sự sẽ có những câu hỏi phỏng vấn đặc thù riêng. Nội dung quân sư TalentBold chia sẻ chỉ là gợi ý chứ không thể là tất cả. Tuy nhiên, dù đối mặt câu hỏi nào thì chỉ cần bạn luôn nhớ những mẹo sau là có thể an tâm đưa ra câu trả lời ấn tượng:

4.1. Luôn hướng đến lợi ích nhà tuyển dụng

Một ứng viên chỉ nghĩ đến lợi ích cá nhân khi trúng tuyển sẽ khiến nhà tuyển dụng bất an về cam kết gắn bó lâu dài. Thay vào đó, nếu bạn luôn hướng đến những quyền lợi mà doanh nghiệp có được từ mình thì ấn tượng sẽ được nâng cao, với thành tích tốt tự khắc lợi ích của bạn sẽ tốt.

4.2. Dùng ví dụ cụ thể cho câu trả lời

Để tăng sức thuyết phục cho câu trả lời, đừng dùng những nội dung chung chung hoặc giả định. Bạn nên gắn kết với ví dụ thực tế công việc mà mình đã làm. Nếu chưa từng làm thì bạn vẫn có thể lấy từ thực tế của đồng nghiệp,của người quen, gợi ý trên internet...  để minh chứng cho suy nghĩ và hành động mình.

4.3. Không ngừng học hỏi, nâng cao năng lực

Bạn chính là nguồn ứng viên quản lý tương lai, vì vậy, tinh thần cầu tiến, luôn sẵn sàng học hỏi, không ngại khó ngại khổ phải luôn hiện hữu trong bạn. Tham gia những khóa học để nâng cao chuyên môn, sẵn sàng đi công tác khi cần, chấp nhận làm thêm giờ... hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng biết bạn nhé.

Phòng nhân sự là phòng ban chuyên môn mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải xây dựng nên nhu cầu tuyển dụng nhân lực cho phòng nhân sự luôn cao hơn những chuyên môn khác. Vị trí trợ lý nhân sự càng đặc biệt hơn vì người đảm nhận vị trí này không chỉ thuận lợi tìm thấy cơ hội công việc mà còn cả cơ hội thăng tiến nữa. Câu hỏi phỏng vấn trợ lý nhân sự hay và sâu sắc nhất chính là khởi nguồn cho chặng đường ứng tuyển thành công mà quân sư TalentBold gửi đến bạn.
 

------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam