Top 07 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho dân văn phòng

Quản lý tài liệu, văn thư là những nhiệm vụ được phân công chủ yếu cho đội ngũ nhân viên văn phòng. Ngoài việc phải bảo mật nội dung, người quản lý còn phải trích xuất tài liệu, cũng như liên kết truyền tải thông tin cho các phòng ban liên quan nhanh, chuẩn xác. Để đảm bảo hiệu suất công việc, tiết kiệm nhân lực thì sự hỗ trợ từ top 07 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho dân văn phòng mà quân sư TalentBold giới thiệu sau đây chính là giải pháp tốt nhất.

MỤC LỤC
1. Phần mềm quản lý tài liệu Cloudoffice
2. Phần mềm quản lý tài liệu Trello
3. Phần mềm quản lý tài liệu Faceworks
4. Phần mềm quản lý tài liệu 1Office
5. Phần mềm quản lý tài liệu FastWork
6. Phần mềm quản lý tài liệu Online Office
7. Phần mềm quản lý tài liệu VietInfo

1. Phần mềm quản lý tài liệu Cloudoffice 

Cloudoffice là phần mềm sở hữu tính năng như một văn phòng điện tử, cho phép người dùng quản lý văn bản, tài liệu và sắp xếp các công việc văn phòng một cách hiệu quả. Đây là sản phẩm do công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn nghiên cứu và sản xuất. Với sự tỉ mỉ trong quá trình khảo sát công tác quản lý công văn trong nhiều loại hình doanh nghiệp, đội ngũ lập trình Thái Sơn đã phân chia không gian phần mềm thành nhiều nội dung chính gồm:

• Quản lý văn bản  gồm văn bản đi, văn bản đến, tờ trình...

• Quản lý công việc gồm tạo việc, theo dõi tiến trình công việc, đánh giá công việc kết quả hoàn thành…

• Quản lý tài liệu gồm lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, sự kiện, tài liệu chia sẻ...

• Tiện ích văn phòng hỗ trợ thảo luận, chat nội bộ, ghi chép lưu trữ trực tuyến, nhắc nhở lịch họp…

• Cá nhân hóa cho phép tùy chỉnh các tính năng theo mục đích sử dụng, giao diện, chức năng… mà mỗi người dùng yêu thích.

Tiện ích vượt trội:

• Sử dụng công nghệ đám mây với không gian lưu trữ lớn, làm việc online hay offline đều thuận lợi

• Tương thích nhiều nền tảng công nghệ như Window, macOS, Android, iOS

• Phù hợp mọi tính chất công việc, mọi ngành nghề và quy mô

• Liên kết nhanh chóng, tiết kiệm mọi nhiệm vụ văn phòng

• Giao diện thân thiện, người dùng tiếp cận và sử dụng dễ dàng.

>>>> Xem thêm: Những phần mềm giúp quản lý công việc hiệu quả

2. Phần mềm quản lý tài liệu Trello 

Trello là một phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả mà quân sư TalentBold đã đề cập ở bài viết trước. Những tài liệu liên quan đến công việc của nhóm sẽ được quản lý và chia sẻ theo mức độ phân quyền truy cập tài liệu. Nhờ vậy, tất cả thành viên có thể thu thập những thông tin liên quan đến phần việc, còn người quản lý thì an tâm về độ bảo mật tài liệu, cũng như kiểm soát chặt chẽ tiến trình công việc nhóm nhờ các chuyên mục thiết kế rõ ràng:

• To do – Nhiệm vụ được phân công

• Research – Tìm kiếm, nghiên cứu

• In Progress – Đang triển khai

• Review – Đánh giá

• Completed – Đã hoàn thành

Tiện ích vượt trội

• Có phiên bản miễn phí, ít tính năng hơn nhưng vẫn phù hợp cho quy mô quản lý tài liệu vừa và nhỏ

• Giao diện trực quan, dễ theo dõi

• Tương thích nhiều thiết bị ngoại vi, khả năng đồng bộ cao nên thuận lợi làm việc đa không gian, đa thời gian

• Không giới hạn loại tài liệu lưu trữ và chia sẻ, từ file hình, file văn bản đến những clip ngắn.

3. Phần mềm quản lý tài liệu Faceworks 

Faceworks là bộ sản phẩm phần mềm do công ty cổ phần dịch vụ và công nghệ TIT thiết kế. Mỗi sản phẩm hướng đến một khía cạnh quản lý doanh nghiệp đặc thù như quản lý tiền lương, quản lý chấm công, quản lý kho... Và chắc chắn không thể thiếu phần mềm Faceworks quản lý văn bản.

Sản phẩm phù hợp áp dụng cho doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Mọi công tác liên quan đến quản lý tài liệu văn bản đã được nghiên cứu kỹ lưỡng và tích hợp đầy đủ trong một phần mềm nhỏ gọn. Toàn bộ khối lượng văn bản khổng lồ trong doanh nghiệp được lưu trữ đầy đủ. Tính năng phân quyền xem,xóa,sửa, gửi có thể tùy chỉnh theo yêu cầu người quản lý.

Tiện ích vượt trội

• Hoạt động đa nền tảng web

• Lưu trữ số lượng văn bản lớn, không giới hạn

• Sử dụng công nghệ đám mây nâng cao độ bảo mật và tập trung

• Trích lọc tài liệu thông minh theo nhóm văn bản, theo thời kỳ hoặc theo nội dung văn bản

• Hệ thống kỹ thuật hỗ trợ 24/7

4. Phần mềm quản lý tài liệu 1Office 

Phần mềm 1Office cũng là một sản phẩm phần mềm chất lượng do người Việt lập trình nên. Độ tương thích cao trong mọi môi  trường quản lý doanh nghiệp. Phần mềm hỗ trợ quản lý công việc, quy trình và dự án đồng bộ. Bên cạnh đó còn tạo nên môi trường giao lưu nội bộ trực tuyến thông qua mạng xã hội nội bộ, tiết kiệm thời gian và chi phí khi cần họp, trao đổi thông tin,tài liệu.

Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp chức năng chữ ký số đáp ứng yêu cầu pháp lý cho những nhiệm vụ quản lý tài liệu liên quan đến

• Hợp đồng lao động E-Contract

• Hợp đồng thương mại

• Các văn bản lưu hành nội bộ khác như thu chi, đề nghị thanh toán...

Tiện ích vượt trội

• Hoạt động đa nền tảng : Window, macOS, Android, iOS

• Hệ thống, phân vùng tài liệu nội bộ có sự tập trung cao

• Cho phép cài sẵn quy trình quản lý công việc, phân quyền truy cập tài liệu

• Tích hợp chữ ký số có giá trị chứng thực văn bản nội bộ và các văn bản hành chính, thu chi thực tế với đối tác bên ngoài.

• Thiết lập mạng xã hội nội bộ, thuận lợi trao đổi thông tin, nâng cao mức độ giao tiếp giữa các nhân sự

>>>> Có thể bạn quan tâm: Kỹ năng quản lý thời gian và công việc

5. Phần mềm quản lý tài liệu FastWork 

FastWork là phần mềm quản lý văn phòng điện tử, chuyển đổi từ hình thức truyền thống sang ứng dụng công nghệ hiện đại, tiện ích. Hỗ trợ hiệu quả công tác quản lý doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ với 23 ứng dụng trải rộng từ Office, Work, CRM, HRM. Trong đó, nội dung FastWork Office chính là phần cung cấp tính năng quản lý tài liệu mà doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm

• FastWork Request : gửi, duyệt tờ trình, đề xuất điện tử

• FastWork Home : ứng dụng bàn làm việc

• FastWork Dispatch : quản lý, xử lý văn bản, công văn đi/đến

• FastWork Booking : đăng ký phòng họp, phương tiện, thiết bị

• FastWork Expense : quản lý, thu chi quỹ nội bộ

• FastWork Meeting : quản lý lịch họp, cuộc họp

Tính năng vượt trội

• Điện tử hóa vào phần mềm mọi loại thông tin dạng văn bản giấy tờ

• Đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị ngoại vi như máy tính bàn, laptop, smartphone...

• Cho phép các nền tảng, hệ thống khác kết nối tới FastWork thông qua FastWork API

• Chấm công từ xa bằng smartphone thông qua nhận diện gương mặt FaceID 

6. Phần mềm quản lý tài liệu Online Office 

Mục đích chính của phần mềm Online Office là hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi nhu cầu từ quản lý, sắp xếp công việc, trao đổi thông tin đến việc thiết lập, quản lý tài liệu đa dạng, các biểu mẫu, báo cáo...

Sử dụng phần mềm nhỏ gọn này, doanh nghiệp sẽ ngay lập tức có một văn phòng điện tử chất lượng. Mở rộng không gian làm việc và quản lý công việc từ online đến offline. Nội dung của phần mềm được chia làm 08 chuyên mục, trong đó có một phần dành riêng cho quản lý văn bản, tài liệu. Chịu trách nhiệm cập nhật, lưu trữ, bảo mật, truyền tải thông tin đến mọi nhân sự theo mức độ phân quyền.    


>>>> Bạn xem thêm: Làm sao để quản lý công việc hiệu quả?

Tính năng vượt trội

• Giao diện Online Office thiết kế dễ nhìn, dễ thao tác

• Tính năng tự động hỗ trợ nhập liệu nhanh, chuẩn

• Quản lý hồ sơ theo từng cấp nhân sự, theo đó là những tính năng bảo mật nâng cao dần.

• Số hóa toàn bộ văn bản,tài liệu, cho phép người dùng truy cập trực tuyến tiện lợi mà vẫn an toàn vì cần nhập đúng mật mã phân quyền.

• Cài đặt lịch nhắc nhở theo yêu cầu riêng.

7. Phần mềm quản lý tài liệu VietInfo 

Công ty cổ phần công nghệ VietInfo là tác giả của phần mềm quản lý hữu dụng này. Phân khúc công ty hướng đến là tất cả các doanh nghiệp trong và ngoài nước thuộc mọi quy mô, đáp ứng tối đa nhu cầu quản lý từ doanh nghiệp chính phủ đến doanh nghiệp tư nhân, từ công tác nhân sự,tài chính đến hồ sơ giấy tờ điện tử.

Điển hình là sản phẩm phần mềm hệ thống văn phòng điện tử Vi.Office. tích hợp nhiều tính năng phân chia thành các mục chính: văn bản đến /  đi / nội bộ / qua mạng, quản lý giao việc, hồ sơ công việc, lịch họp và công tác...

Tính năng vượt trội

• Giao diện thân thiện, sử dụng tiếng Việt rất dễ tiếp cận

• Tính năng đa dạng, liên kết quản lý nhiều tác vụ liên quan đến tài liệu

• Hỗ trợ tra cứu, thống kê, báo cáo, nhắc nhở... thông minh

• Liên kết đa hệ thống : chữ ký số, email, chat nội bộ, nhân sự, lương, đánh giá KPI...

• Kết nối tài liệu đến các ban ngành đoàn thể Nhà nước, Chính phủ nhanh và chuẩn xác thông qua trục liên thông ESB

• Phân quyền truy cập, đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị ngoại vi

Xu hướng làm việc từ xa đang ngày càng phát triển, vì vậy, quân sư TalentBold luôn khuyến khích các doanh nghiệp chú trọng ứng dụng vào hoạt động quản lý ngay từ bây giờ. Lựa chọn một trong những phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho dân văn phòng trên đây, doanh nghiệp vừa an tâm về độ an toàn, bảo mật, vừa tiết kiệm nhân lực phục vụ công tác quản lý tài liệu. Chi phí đầu tư không cao, trong khi giá trị sử dụng lại rất lớn và lâu dài. 

------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam