Tự động hóa là gì? Ứng dụng tự động hóa trong quản lý doanh nghiệp như nào

Hoạt động kinh doanh vận hành hoàn toàn bằng sức người hay những máy móc thủ công đã không còn đủ sức mang lại lợi thế cạnh tranh kinh doanh cho doanh nghiệp. Thay vào đó, xu hướng tự động hóa đã, đang và sẽ chiếm lĩnh tỷ trọng ngày càng lớn trong quy trình vận hành. Tự động hóa là gì? Ứng dụng tự động hóa trong quản lý doanh nghiệp như nào là hiệu quả? Tất cả lời giải đáp, quân sư TalentBold sẽ gửi đến bạn ngay trong bài viết hôm nay.

MỤC LỤC

1- Tự động hóa là gì?
2- Tại sao các doanh nghiệp hiện nay thi nhau tự động hóa
3- Các doanh nghiệp ứng dụng tự động hóa trong quản lý như thế nào
4- Những lưu ý khi ứng dụng tự động hóa trong quản lý doanh nghiệp

1- Tự động hóa là gì? 

Tự động hóa (Automation) là quá trình nghiên cứu và tạo ra những ứng dụng công nghệ tiên tiến nhằm chuyển một phần hoặc toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của con người sang cho máy móc. Hướng đến mục tiêu tối thiểu sức người, tối ưu chi phí nhưng vẫn tối đa hiệu suất hoạt động.

Đối với mục tiêu tự động hóa trong quản lý doanh nghiệp, các công nghệ tiên tiến sẽ được vận dụng vào các nhiệm vụ, các quy trình định kỳ hoặc mang tính thủ tục, cung cấp những tính năng giúp thay thế những nỗ lực triển khai bằng thủ công trước đây.

2- Tại sao các doanh nghiệp hiện nay thi nhau tự động hóa 

Lựa chọn tự động hóa hoạt động quản lý doanh nghiệp thay cho sức người, doanh nghiệp tìm thấy rất nhiều lợi ích trong việc nâng cao năng suất, chất lượng và lợi nhuận :

2.1. Đảm bảo sự an toàn cho người lao động

Nhiều quy trình trong vận hành, đặc biệt là khía cạnh sản xuất có thể gây nguy hiểm cho người lao động, ví dụ như bụi mịn khi phun sơn, thao tác ở độ cao nguy hiểm… Nhờ máy móc tự động hóa hỗ trợ, công tác bảo đảm an toàn lao động tại doanh nghiệp được nâng cao.


>>> Quản lý dự án là gì?

2.2. Nâng cao chất lượng quản lý

Tự động hóa giúp giảm thiểu lỗi phát sinh do sự hạn chế về sức khỏe, về khả năng ghi nhớ, liên kết. Tất cả dữ liệu và công thức được cài đặt chuẩn trên hệ thống, đảm bảo sự nhất quán trong quá trình thực hiện tại mọi thời điểm, đảm bảo cả về chất lượng và số lượng.

2.3. Tiết kiệm thời gian triển khai

Các tính năng trong quy trình tự động hóa được thiết kế theo dây chuyền,  liên kết chặt chẽ giữa các công đoạn với tốc độ và độ chuẩn xác cao. Thời gian hoàn thành một tiến trình quản lý được rút ngắn tối đa, nâng cao khả năng đáp ứng nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

2.4. Tối ưu chi phí quản lý

Quá trình tự động hóa giảm thiểu sự gián đoạn trong công việc, tăng số lượng nhiệm vụ hoàn thành, giảm chi phí nhân lực… Kết quả các khoản phí cho một loạt quy trình quản lý được tinh giản tối ưu, góp phần giảm giá thành sản phẩm/ dịch vụ cung cấp cho khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh về giá thành cho doanh nghiệp.

2.5. Không phải giám sát thường xuyên

Toàn bộ quy trình tự động hóa tích hợp cả việc hiển thị thông số kỹ thuật, nếu có những thay đổi quá giới hạn cho phép, hệ thống cảnh báo sẽ phát tín hiệu. Nhờ vậy, doanh nghiệp không cần bố trí nhiều nhân sự giám sát, tần suất giám sát cũng có thể chủ động điều chỉnh, thậm chí có thể kết nối internet để giám sát từ xa bất cứ thời điểm nào.


>>> Những đặc điểm cần có của một nhà quản lý tài năng

3- Các doanh nghiệp ứng dụng tự động hóa trong quản lý như thế nào 

Trong công tác quản lý, quá trình tự động hóa được hiện thực hóa thông qua những phần mềm quản lý doanh nghiệp chuyên sâu. Trải qua quá trình nghiên cứu thực trạng quản lý tại nhiều lĩnh vực, quy mô doanh nghiệp, các nhà lập trình đã tổng hợp được những quy trình làm việc lặp đi lặp lại khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian xử lý.

Trên cơ sở đó, các phần mềm quản lý doanh nghiệp ra đời, sử dụng ngôn ngữ lập trình hiện đại để tiếp quản những quy trình đó, giúp nâng cao hiệu quả và năng suất khi thực hiện. Và đây là trình tự ứng dụng tự động hóa trong quản lý doanh nghiệp:

3.1. Xác định đặc thù quy trình cần tự động hóa

Phía doanh nghiệp sẽ phối hợp cùng đơn vị lập trình phần mềm để phân tích toàn bộ quy trình quản lý doanh nghiệp, sau đó, quyết định những quy trình được phép áp dụng tự động hóa thay thế cách triển khai thủ công. Mục đích của bước khởi đầu này là xác định đúng, chuẩn các quy trình lặp đi lặp lại, không xuất hiện sự khác biệt nhưng đòi hỏi người thực hiện thủ công phải ghi nhớ trình tự, phải thao tác nhiều. Phần mềm tự động hóa sẽ đơn giản hóa các bước này.

3.2. Gắn kết tự động hóa vào mô hình quản lý doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất các quy trình tự động hóa, doanh nghiệp sẽ gắn kết phần mềm vào mô hình quản lý của doanh nghiệp. Cụ thể là việc hệ thống hóa rõ ràng, phân quyền và phân luồng sử dụng các thành phần trong quy trình tự động hóa theo đúng chức năng từng phòng ban, từng chuyên viên.

Đảm bảo mỗi người tự chủ động thao tác, xử lý phần việc của mình theo hướng tự động hóa riêng biệt, kết quả hoặc dữ liệu chung vẫn được chia sẻ làm dữ liệu nguồn cho các phòng ban phụ trách các quy trình tiếp nối. Đáp ứng cao những yêu cầu từng khía cạnh quản lý đặc thù, thuận lợi phát hiện những lỗi còn vướng lại, kịp thời khắc phục trong giai đoạn đầu áp dụng tự động hóa


>>> Quản lý là gì? Vai trò của quản lý nhân sự trong marketing

3.3. Quán triệt triển khai trong toàn doanh nghiệp

Một khi hệ thống tự động hóa đã hoàn tất việc gắn kết và vận hành thử ổn định, doanh nghiệp cần quán triệt quy trình vận hành nghiêm túc theo đúng quy chuẩn trong toàn tập thể, thu hẹp dần các quy trình thủ công đã được tự động hóa. Giai đoạn này rất quan trọng, cần bố trí nhân sự theo sát kiểm tra và chấn chỉnh nghiêm khắc những nhân viên không chấp hành triển khai quản lý tự động hóa. Vì thực tế, rất nhiều nhân sự vẫn quen cách quản lý thủ công trước đây, ngại thay đổi nên thường né một vài trình tự trong quy trình tự động hóa, điều này sẽ khiến quá trình tự động hóa bị kéo dài, nguồn dữ liệu cập nhật thiếu sót dẫn đến kết quả tự động hóa không tiến triển.

3.4. Chính thức áp dụng tự động hóa quản lý tại một số phòng ban

Sau khi đã tối ưu hóa quy trình, đồng thời dành thời gian cho nhân sự làm quen việc sử dụng phần mềm tự động hóa, đã đến lúc chính thức áp dụng tự động hóa trong hệ thống quản lý doanh nghiệp. Từ cấp lãnh đạo đến nhân viên phòng ban đều phải áp dụng hệ thống như một hình thức bắt buộc. Có như vậy, giá trị của quá trình tự động hóa quản lý mới nhanh được phát huy tối đa.

3.5. Mở rộng tự động hóa quản lý trong toàn doanh nghiệp

Tầm quan trọng của tiến trình tự động hóa đã được minh chứng bởi những phòng ban tiên phong áp dụng tự động hóa chính thức. Trong phạm vi khoảng 01 năm đổ lại, doanh nghiệp cần triển khai tự động hóa quản lý trong toàn tổ chức, tạo điều kiện cho mọi nhân sự có thể trao đổi thông tin, thu thập dữ liệu và phối hợp xử lý công việc hiệu quả trên nền tảng phần mềm tự động hóa chuyên nghiệp.

4- Những lưu ý khi ứng dụng tự động hóa trong quản lý doanh nghiệp 

Tự động hóa là phương thức tối đa lợi ích cạnh tranh cho doanh nghiệp, tuy nhiên để có thể sở hữu tốt nhất những lợi ích từ phương thức này, doanh nghiệp nên lưu ý một số điểm sau trong quá trình áp dụng:

4.1. Lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp chất lượng

Sản phẩm phần mềm quản lý do các nhà lập trình Việt thiết kế vừa phù hợp đặc thù quản lý tại Việt Nam, vừa tiết kiệm chi phí, lại có thể trao đổi thuận lợi khi doanh nghiệp cần hỗ trợ tùy chỉnh theo nhu cầu riêng. Về lâu dài, vẫn nền tảng đó, nhà lập trình sẽ nâng cấp thêm tính năng nếu bạn chọn gói nhiều chức năng hơn hoặc có những cải tiến công nghệ mới trong quản lý tự động hóa doanh nghiệp. Do đó, không nhất thiết phải đầu tư những phần mềm quốc tế đắt tiền, sở hữu quá nhiều tính năng, nhiều khi không sử dụng hết.


>>> Kỹ năng quản lý là gì? Cách rèn luyện kỹ năng quản lý

4.2. Tham mưu từ những trưởng phòng chuyên môn

Quá trình xác định quy trình tự động hóa cần có sự tham mưu của những trưởng phòng chuyên môn, thậm chí là những chuyên viên trực tiếp triển khai nhiệm vụ chi tiết trong quản lý doanh nghiệp. Có như vậy, chất lượng xác định mới thật sự chuẩn xác ngay từ giai đoạn đầu. Đảm bảo quá trình xây dựng quy trình chuẩn không đi sai đường để phải quay lại từ lâu, lãng phí thời gian và chi phí.

4.3. Toàn tập thể phải nỗ lực thực hiện

Giai đoạn đầu áp dụng công nghệ mới với những trình tự sắp xếp khoa học nhưng lại không giống cách mà mỗi nhân viên đang tự áp dụng thủ công, ít nhiều sẽ khiến nhân sự có chút bỡ ngỡ, có thể mất thêm chút thời gian để vừa làm việc, vừa học quen với quy trình tự động hóa. Nhưng về lâu dài, giá trị mà phần mềm tự động hóa mang đến sẽ rất lớn. Điều này ban lãnh đạo doanh nghiệp phải có công tác tuyên truyền hiệu quả để nhân viên tin tưởng, bên cạnh đó là những hình thức bắt buộc sử dụng giúp nhân viên có sự thôi thúc sớm thuần thục ứng dụng tự động hóa.

4.4. Đánh giá, đo lường kết quả tự động hóa

Ở thời điểm đầu áp dụng, tần suất đánh giá tối đa nên khoảng 03 – 06 tháng một lần. Đánh giá xem mức độ tích cực sử dụng phần mềm của từng nhân sự, kết quả phối hợp làm việc giữa các phòng ban. Người phụ trách cần trực tiếp lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên sau khoảng thời gian sử dụng phần mềm tự động hóa, ghi nhận những vấn đề phát sinh mới và liên hệ ngay đội ngũ thiết kế phần mềm để điều chỉnh.

Sau này khi quy trình tự động hóa đã đi vào quỹ đạo thì việc đánh giá vẫn cần được tiến hành, tần suất dài hơn có thể là 01 – 02 năm một lần để cập nhật những thực tế quản lý mới cần tích hợp thêm vào phần mềm, đảm bảo công tác quản lý doanh nghiệp tự động hóa luôn thức thời trong từng giai đoạn.

Công nghệ ngày nay hiện hữu khắp mọi nơi, mang đến năng lực hỗ trợ tối ưu dành cho từng cá nhân và cả tổ chức. Với doanh nghiệp, quân sư TalentBold tin chắc tự động hóa quy trình quản lý chính là giải pháp tối ưu cho mọi vấn đề bất cập mà phương thức quản lý truyền thống luôn phải trăn trở. Ứng dụng tự động hóa trong quản lý doanh nghiệp như nào cho hiệu quả, cho tiết kiệm và mang lại giá trị lâu dài, bài viết này chính là cẩm nang giải đáp mà bạn tìm kiếm.   

------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam