Vì sao phần mềm tuyển dụng( ATS) lại giúp quy trình tuyển dụng tối ưu hơn?

Cạnh tranh nhân lực chính là nền tảng đầu tiên cho mọi thành công của doanh nghiệp. Tuyển dụng được ứng viên giỏi không chỉ nhờ vào chính sách và đãi ngộ doanh nghiệp mang lại mà còn nằm ở tốc độ và sự gắn kết liên lạc trong quy trình tuyển dụng. Vậy làm sao để có thể cải thiện được những yêu cầu thời đại này? Thắc mắc này chính là lý do hôm nay, chúng tôi sẽ tập trung phân tích vì sao phần mềm tuyển dụng (ATS) lại giúp quy trình tuyển dụng tối ưu hơn so với cách truyền thống áp dụng bao lâu nay.

Phần mềm tuyển dụng (ATS) không còn xa lạ với những ai làm việc trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự ở các nước phát triển. Tuy nhiên, ở Việt Nam, lợi ích công cụ này mang lại chưa được giới thiệu nhiều khiến các doanh nghiệp phân vân khi lựa chọn.

I. Phần mềm tuyển dụng (ATS) là gì ?

ATS là viết tắt của cụm từ Applicant Tracking System, tạm dịch là hệ thống quản lý ứng viên. Đây là phần mềm được lập trình nhằm mục đích tối ưu mọi khâu trong quy trình tuyển dụng

• Quản lý thông tin tuyển dụng

• Lưu trữ hồ sơ khoa học

• Liên lạc, kết nối với ứng viên nhanh chóng

• Hẹn lịch phỏng vấn tại văn phòng hoặc trực tuyến

• Thông báo ứng viên trúng tuyển…

Phần mềm tuyển dụng thiết kế đa dạng, phù hợp mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp. Quy trình tuyển dụng được tối ưu nhanh chóng, tiết kiệm không gian, thời gian, công sức và cả chi phí cho doanh nghiệp.


>>> Xem thêm: Phần mềm tuyển dụng là gì? Phần mềm nào đang được sử dụng tại Việt Nam

II. Vì sao phần mềm tuyển dụng (ATS) lại giúp quy trình tuyển dụng tối ưu hơn?

Công nghệ phát minh ra đều nhằm mục đích làm cho cuộc sống con người tốt đẹp hơn. Và phần mềm tuyển dụng (ATS) cũng vậy, nếu bạn đang phải đối mặt với những khó khăn sau đây trong quy trình tuyển dụng thì đã đến lúc doanh nghiệp cần sở hữu cho mình một phần mềm tuyển dụng tương thích

1. Không gian lưu trữ hạn hẹp

Việc lưu trữ hồ sơ truyền thống thường là

• In bản giấy và lưu vào kho vừa cồng kềnh lại tốn diện tích không gian mặt bằng, khi tìm kiếm thì khó khăn, mất thời gian.

• Nhập thông tin lên máy tính và lưu trữ trong ổ cứng. Tuy hiện đại hơn nhưng dung lượng lưu trữ có giới hạn, trường hợp bị virus thì coi như dữ liệu mất hết.

Phần mềm tuyển dụng áp dụng không gian lưu trữ đám mây, với dung tích khổng lồ, an toàn, bảo mật cao, có thể truy xuất dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Đồng thời, với những dữ liệu quá lâu, chỉ cần bạn còn nhớ một thông tin nhỏ thì vẫn có thể tìm thấy dễ dàng nhờ lập trình lưu trữ thông minh.

2. Không thể cùng lúc thao tác trên nhiều ứng dụng

Email, liên lạc nội bộ, liên lạc đối tác tuyển dụng bên ngoài, kiểm tra và điều chỉnh lịch trình… đều là những ứng dụng liên quan mật thiết đến quy trình tuyển dụng.

Tuy nhiên, mỗi ứng dụng phải sử dụng riêng lẻ từng phần mềm khác nhau, khiến bạn khó khăn hoặc không thể thực hiện cùng lúc nhiều thao tác, gửi tệp thông tin chậm, mất nhiều thời gian xử lý công việc.

Với phần mềm tuyển dụng, nhà lập trình tích hợp kết nối tất cả trên cùng một giao diện

• Thông tin hay tệp cần gửi đi được dẫn đường link đến nơi lưu trữ thống nhất nhanh chóng.

• Cùng một lúc có thể vừa trao đổi nội bộ để xin chỉ đạo, vừa liên lạc với đối tác bên ngoài để bàn bạc và truyền tải thông tin chỉ đạo – vô cùng tiện lợi.

• Kiểm tra lịch trình làm việc trong quy trình tuyển dụng để điều chỉnh thời gian làm việc hợp lý cho các bên liên quan.

• Gửi email xác nhận lịch trình thống nhất cho nhiều ứng viên cùng lúc …

>>> Có thể bạn quan tâm: Lợi ích, bất cập của phần mềm tuyển dụng

3. Bị đối thủ cạnh tranh giành mất ứng viên giỏi

Trong thời gian chờ doanh nghiệp bạn xem xét, đánh giá, cân nhắc có nên chọn ứng viên hay không, có cần phỏng vấn thêm không, điều chỉnh phúc lợi ra sao… thì ứng viên đã có thể nhận lời mời tuyển dụng từ đối thủ cạnh tranh của bạn.

Thời gian chính là yếu tố quan trọng khi muốn giành lấy nhân tài cho mình, và phần mềm tuyển dụng hỗ trợ rất tốt điều này.

4. Công tác liên lạc quá tốn thời gian

• Gửi email cho từng ứng viên rất mất thời gian

• Gom chung email vào một nhóm và gửi một lượt, nhanh hơn nhưng bạn không thể hẹn mọi ứng viên cùng một khung giờ, hơn nữa quên ẩn email có thể làm các ứng viên nhìn thấy email của nhau.

Phần mềm tuyển dụng sẽ trích lọc danh sách ứng viên phù hợp, người gửi chỉ cần chọn những email cần gửi, chỉnh lại chút thời gian và bấm gửi đi. Hệ thống lập trình tự động liên kết, đảm bảo chính xác email, không lo lộ thông tin, tốc độ xử lý cực nhanh.

5. Lạc mất hồ sơ ứng viên

Doanh nghiệp sẽ chọn những ứng viên tốt nhất, tuy nhiên, hồ sơ ứng viên chưa đạt vẫn luôn là nguồn dữ liệu dự phòng. Họ không hẳn là người không giỏi, có thể chỉ là do vấn đề phúc lợi không tìm được tiếng nói chung giữa ứng viên và doanh nghiệp.

Nếu sau này doanh nghiệp muốn tìm lại ứng viên đó để đàm phán nhưng bạn nhận ra rằng, hồ sơ đã lạc mất ở đâu đó. Lý do không phải vì sự cẩu thả mà vì việc lưu trữ chỉ có thể ghi theo mục chính, không thể ghi chi tiết từng hồ sơ được. Vậy là bỏ lỡ ứng viên tốt.

Nhưng với phần mềm tuyển dụng thì sao, chỉ cần một thông tin nhỏ bạn còn nhớ về ứng viên như tên, quê quán, độ tuổi… là đã có ngay một danh sách trích lọc tương ứng, dễ dàng tìm ra ngay.

6. Mòn mỏi nhập thông tin ứng viên từ hồ sơ

Dù là hồ sơ giấy hay CV nộp trực tuyến thì sau khi tuyển dụng, phòng nhân sự đều sẽ nhập thông tin vào hệ thống quản lý nhân sự chung để thiết lập nguồn thông tin quản lý nhân sự.

Một, hai nhân viên mới thì không thành vấn đề nhưng nhiều doanh nghiệp lớn tuyển dụng cùng lúc hàng trăm nhân sự mới thì việc mỏi mòn nhập dữ liệu sẽ khiến thời gian cho những công việc khác bị giảm bớt.

Bằng hệ thống của mình, phần mềm tuyển dụng cho phép doanh nghiệp thiết lập các trường dữ liệu theo ý thích và khi ứng viên nộp hồ sơ sẽ tự điền thông tin tương ứng. 

Cách làm này vừa nhanh, vừa đảm bảo thông tin chính xác, vừa tiết kiệm nhân lực cho phòng nhân sự. Khi cần chuyển thông tin hồ sơ từ khu vực ứng viên sang nhân viên mới, bạn chỉ cần vài giây là hoàn thành cho dù số lượng lên đến hàng trăm hồ sơ.

7. Người mới khó khăn trong việc tiếp quản công việc nhân sự

Phòng nhân sự cũng sẽ có sự điều chỉnh nhân viên, và người mới sẽ nhờ người tiền nhiệm chỉ dẫn. Nếu người tiền nhiệm nghỉ trước hay bàn giao ít hôm thì người mới cũng không thể tiếp quản đầy đủ mọi thứ. Những điều phát sinh sau này, họ phải tự “bơi” hoặc bắt đầu xây dựng lại, gây khó khăn cho hoạt động của doanh nghiệp.

Thông qua phần mềm quản lý tuyển dụng (ATS), mọi lịch sử công việc liên quan đến quy trình tuyển dụng đều được lưu trữ đầy đủ. Khi cần, chỉ vài thao tác tìm kiếm là nhân viên nhân sự mới có thể tìm thấy thông tin mà họ đang cần.

Những tính năng phần mềm tuyển dụng (ATS) sở hữu đã giúp doanh nghiệp giảm bớt rất nhiều gánh nặng mà hiệu quả quy trình tuyển dụng còn được cải thiện rõ rệt. Chi phí sở hữu tài khoản phần mềm tuyển dụng không cao, điển hình như phần mềm TalentBold, doanh nghiệp có thể tận dụng hệ thống internet sẵn có, phí thường niên tính ra chỉ vài nghìn đồng mỗi ngày mà lợi ích doanh nghiệp nhận được luôn tăng cao tính theo cấp số nhân.
 

Lược dịch: https://www.manatal.com/2019/01/29/how-applicant-tracking-software-helps-clear-the-clutter-and-hire-faster/