Xây dựng quy trình tuyển dụng - vai trò không chỉ thuộc về bộ phận nhân sự

Nhân tài là nguồn vốn vô giá mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn phát triển. Và chắc chắn, nhân tài không thể tự tìm đến nhà tuyển dụng, vì họ biết nhà tuyển dụng nào sẽ trọng dụng mình đâu. Vì vậy, muốn nhà tuyển dụng và ứng viên tài năng gặp nhau thì quy trình tuyển dụng chính là điều kiện tiên quyết. Xây dựng quy trình tuyển dụng chất lượng là yêu cầu, và cũng là thách thức của bộ phận nhân sự. Nhưng liệu vai trò này chỉ mình bộ phận nhân sự gánh vác hay không? Câu trả lời sẽ có trong bài viết hôm nay của quân sư TalentBold.

Ý nghĩa của xây dựng quy trình tuyển dụng

Tuyển dụng nhân sự, doanh nghiệp nào cũng sẽ thực hiện trong suốt chặng đường phát triển của mình. Tìm được nhân sự không khó, nhưng tìm được nhân sự phù hợp, hoặc một nhân tài thực sự cho doanh nghiệp mới thực sự là thách thức đối với công tác tuyển dụng.

Xây dựng quy trình tuyển dụng chính là con đường vượt qua thách thức đó. Một khi doanh nghiệp sở hữu một quy trình tuyển dụng khoa học, hiệu quả, mọi vấn đề về tìm kiếm nhân sự đều được giải quyết:

- Thu hút ứng viên tài năng, phù hợp mọi tiêu chí tuyển dụng

- Nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng trong mắt ứng viên

- Tuyển đúng người, bố trí đúng công việc phù hợp

- Nhân viên hạnh phúc khi làm việc, gắn kết lâu dài

- Tiếp thêm sức mạnh cho doanh nghiệp, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thương trường.


>>>> Xem thêm: Tìm hiểu quy trình tuyển dụng nội bộ

Vai trò của bộ phận nhân sự trong xây dựng quy trình tuyển dụng

Khi nhắc đến tuyển dụng, chúng ta nghĩ ngay đến bộ phận nhân sự, đây là điều chắc chắn vì những nhiệm vụ liên quan đến người lao động, bộ phận nhân sự phải nắm rõ hơn ai hết. Vì vậy, những trọng trách mà bộ phận nhân sự đảm nhận trong quá trình xây dựng quy trình tuyển dụng rất cao, cả về số lượng và chất lượng:

- Thu thập thông tin yêu cầu tuyển dụng đặt ra cho ứng viên

- Thiết lập trình tự các bước trong quy trình tuyển dụng

- Phụ trách đăng tin, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ

- Liên lạc ứng viên tiềm năng hẹn phỏng vấn

- Liên lạc các cá nhân, phòng ban liên quan đến quy trình tuyển dụng

- Lên lịch trình phỏng vấn, đánh giá, tuyển dụng ứng viên

- Sắp xếp cho ứng viên trúng tuyển thử việc, tham gia đào tạo huấn luyện

- Đánh giá kết quả thử việc

- Ký kết hợp đồng, đào tạo thêm hoặc tái tuyển dụng

- Liên tục cập nhật tình hình biến động nhân sự trong doanh nghiệp, trong ngành, cũng như các chính sách nhân sự cải tiến mà các doanh nghiệp đối thủ đang áp dụng.

- Kịp thời tham mưu cho ban lãnh đạo điều chỉnh quy trình tuyển dụng thích ứng theo từng giai đoạn…

Vai trò của trưởng phòng chuyên môn trong xây dựng quy trình tuyển dụng

Tuyển dụng nhân sự cho một bộ phận chuyên môn, bộ phận nhân sự có thể nắm rõ quy trình, cách thức tuyển dụng, nhưng không thể rành rẽ chi tiết công việc mà vị trí tuyển dụng đang đặt ra được. Lúc này, sự góp mặt của trưởng phòng chuyên môn vào xây dựng quy trình tuyển dụng là điều cực kỳ cần thiết.

Dù là tham mưu, bổ sung ý kiến, hay trực tiếp tham gia vào quá trình phỏng vấn ứng viên thì những đóng góp, nhận định của trưởng phòng chuyên môn đều quan trọng. Bởi lẽ, xét trên khía cạnh đặc thù nhiệm vụ, ứng viên cần có:

• Kinh nghiệm ra sao, làm sao kiểm chứng kinh nghiệm đó là thật?

• Học vấn thế nào, kiến thức ở những khía cạnh nào cần ưu tiên lựa chọn?

• Kỹ năng cứng, kỹ năng mềm quan trọng hàng đầu cho vị trí công việc đang tuyển?

• Đánh giá sơ bộ năng lực ứng viên, cùng khả năng thích ứng công việc…

Bằng kinh nghiệm trực tiếp làm việc và quản lý bao lớp nhân viên, trưởng phòng chuyên môn sẽ mang đến những điểm nhấn quan trọng, nâng cao hiệu suất khai thác, đánh giá, lựa chọn đúng ứng viên tốt nhất trong những ứng viên phù hợp nhất.

Vai trò của những phòng ban liên quan trong xây dựng quy trình tuyển dụng

Mỗi vị trí trong doanh nghiệp là một mắt xích trong toàn chuỗi hoạt động kinh doanh của tổ chức. Đã gọi là mắt xích thì sẽ luôn có những sợi dây ràng buộc trong chuỗi quy trình thực hiện. Chính vì vậy, khi phát sinh nhu cầu tuyển dụng một vị trí cụ thể, thì những vị trí liên quan, bổ trợ cho vị trí đó cũng cần tham gia đóng góp vào xây dựng quy trình tuyển dụng.

Ví dụ, tuyển dụng vị trí nhân viên thanh lý hải quan, bộ phận này có liên quan đến bộ phận chứng từ xuất nhập khẩu, bộ phận kinh doanh, bộ phận tài vụ. Do đó, xây dựng quy trình tuyển dụng cho vị trí nhân viên thanh lý hải quan sẽ cần đến sự tham gia đóng góp yêu cầu tuyển dụng từ 03 bộ phận này.

+ Bộ phận chứng từ xuất nhập khẩu cần thông tin số liệu gấp, nên ứng viên thanh lý hải quan cần tác nghiệp nhanh, thậm chí làm đêm để kịp tiến độ.

+ Bộ phận kinh doanh cần đáp ứng đúng yêu cầu đối tác theo đơn hàng ký kết, nên ứng viên cần có có sự cẩn trọng, kiểm tra kỹ lưỡng.

+ Bộ phận tài vụ sẽ là nơi giải ngân chi phí thanh lý hải quan, sẽ có những tình huống vượt ngoài ngân sách, ứng viên cần linh hoạt, chủ động, tối thiểu mức phí phát sinh.

Như vậy, quy trình tuyển dụng cần bổ sung thêm những yêu cầu về sức khỏe, cẩn trọng, nhanh nhẹn, linh hoạt.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Bước quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng

Vai trò của Ban giám đốc trong xây dựng quy trình tuyển dụng

Vai trò quyết định cao nhất vẫn thuộc về Ban giám đốc doanh nghiệp. Một quy trình tuyển dụng dù xuất sắc đến mấy nhưng không được phê duyệt thì cũng chỉ là quy trình trên mặt giấy mà thôi. Thực tế, hơn ai hết, Ban giám đốc là nơi mong muốn doanh nghiệp sở hữu nhân lực giỏi nhiều nhất, nhưng hiệu quả luôn phải xét trên phương diện vĩ mô, tốt cho ứng viên và tốt cho cả doanh nghiệp. Vì vậy, vai trò của Ban giám đốc không thể không xuất hiện trong quá trình xây dựng này:

- Hiểu rõ mức độ quan trọng của vị trí tuyển dụng đối với hệ thống vận hành.

- Hiểu rõ những khó khăn, vất vả mà nhiệm vụ đặt ra cho ứng viên trúng tuyển.

- Hoàn thiện môi trường làm việc hợp tác, công bằng, hướng đến mục tiêu chung

- Đưa ra những quyết định tốt nhất về mức lương thưởng, phúc lợi, các chế độ chính sách…

- Đảm bảo nhân sự ổn định cuộc sống thì họ mới an tâm cống hiến lâu dài cho doanh nghiệp.

Xây dựng quy trình tuyển dụng - Vai trò không chỉ thuộc về bộ phận nhân sự

Một quy trình tuyển dụng chỉ tuyển người, mà không giữ được người thì cũng là một quy trình thất bại. Mục đích doanh nghiệp hao tổn tâm trí để hoàn thiện xây dựng quy trình tuyển dụng vừa thu hút được ứng viên tốt, vừa giữ chân nhân tài hiệu quả.

Thử hỏi, nếu chỉ có bộ phận nhân sự tham gia xây dựng quy trình tuyển dụng, thì chắc là sẽ tuyển được người, nhưng nếu sau đó, nhân sự mới biết được:

+ Mình không đáp ứng hết những yêu cầu công việc đặt ra, vì khi nhận việc mới được trưởng phòng chuyên môn phổ biến nhiệm vụ kỹ hơn.

+ Bản thân không thể đáp ứng tốt sự gắn kết nhiệm vụ với những phòng ban khác, ví dụ sức khỏe không phù hợp làm ca đêm chẳng hạn.

+ Văn hóa làm việc không hỗ trợ nhân sự cấp thấp, chỉ thấy cấp trên toàn đổ lỗi, dồn việc… cho cấp dưới.

Khi đó, nhân viên sẽ cảm thấy mình đề nghị mức lương quá thấp, nhiệm vụ công việc quá áp lực, văn hóa công ty không tạo môi trường làm việc an toàn… Vậy thì đảm bảo, chưa hết thời gian thử việc, doanh nghiệp đã phải tái tuyển dụng tiếp rồi. Bao công sức của bộ phận nhân sự để tìm được ứng viên tốt, giờ coi như đổ sông đổ biển.

Những tình huống trên một lần nữa khẳng định, thành công xây dựng quy trình tuyển dụng là thành công chung của cả tổ chức, và một tổ chức luôn cần sự gắn kết chặt chẽ giữa các phòng ban, các cá nhân, từ Ban giám đốc đến những các cấp nhân sự thấp hơn. Vì vậy, đừng quẳng toàn bộ trách nhiệm hoàn thiện quy trình tuyển dụng cho bộ phận nhân sự, họ là đầu tàu, nhưng nếu những toa tàu phía sau không gắn kết cùng họ, thì một mình bộ phận nhân sự không thể giữ chân nhân tài tham gia  cả hành trình lâu dài cùng đoàn tàu doanh nghiệp được.

Xây dựng quy trình tuyển dụng luôn hướng đến kỳ vọng tìm thấy nhân sự giỏi, phù hợp nhất với yêu cầu công việc và đặc thù kinh doanh. Nhưng mục tiêu sâu xa cao hơn chính là giữ chân nhân tài ở lại cùng doanh nghiệp. Vì vậy, bài viết này, quân sư TalentBold muốn nhấn mạnh, trọng trách xây dựng quy trình tuyển dụng, đầu tàu sẽ là bộ phận nhân sự, nhưng nếu không có sự phối hợp, nêu cao tinh thần trách nhiệm của toàn thể doanh nghiệp thì nhân tài có thể tìm được, nhưng sẽ khó mà giữ được. Đồng tâm đồng lòng, hướng đến lợi ích nhân sự chung của cả tập thể, cũng chính là đang phát triển quyền lợi lâu dài của từng cá nhân, từng bộ phận. 

------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam