Xin nghỉ việc qua điện thoại như nào là chuyên nghiệp

Xin nghỉ việc, chúng ta biết ít nhiều sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp, cho Sếp và cho cả đồng nghiệp khi việc tuyển dụng một nhân sự mới phù hợp, làm quen việc không phải là dễ dàng. Vì vậy, mở lời xin nghỉ việc đôi khi ngại nói trực tiếp mà thường thông qua điện thoại. Hôm nay, quân sư TalentBold sẽ chia sẻ đến bạn đọc cách xin nghỉ việc qua điện thoại như nào là chuyên nghiệp, thuận lợi cho kế hoạch công việc tương lai mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt cùng doanh nghiệp cũ.

MỤC LỤC
1- Khi nào cần xin nghỉ việc qua điện thoại
2- Chuẩn bị trước khi xin nghỉ việc qua điện thoại
    2.1. Lựa chọn lý do xin nghỉ việc dễ được chấp nhận
    2.2. Làm sạch dữ liệu đang quản lý
    2.3. Soạn tin nhắn xin nghỉ việc qua điện thoại
    2.4. Sắp xếp lịch trình bàn giao công việc
3- Những lưu ý khi xin nghỉ việc qua điện thoại
4- Xử lý trước những phản ứng của sếp khi bạn xin nghỉ việc qua điện thoại

>>> Xem thêm: Việc làm lương cao

1- Khi nào cần xin nghỉ việc qua điện thoại 

Dù xin nghỉ việc qua điện thoại không phải là cách chính thống những vẫn được linh động chấp nhận trong những tình huống sau:

1.1. Cấp trên không có mặt ở công ty nên không thể xin nghỉ việc trực tiếp

Khi nghỉ việc, theo luật lao động, nhân sự phải báo trước 45 ngày (tính cả ngày Lễ Tết, nghỉ cuối tuần) nhưng một số doanh nghiệp có thể linh động cho nhân viên báo trước 15 – 30 ngày. Do đó để đảm bảo kịp thời gian nhận việc đã thỏa thuận với nơi làm việc mới, nhân viên cần thông báo sớm đến cấp trên.

Tuy nhiên, có thể lúc đó Sếp đang đi công tác dài ngày hay vắng mặt ở doanh nghiệp, chờ Sếp về để xin nghỉ việc trực tiếp thì sẽ trễ thời gian,ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc ở nơi mới nên nhân viên sẽ chọn giải pháp xin nghỉ việc qua điện thoại.

1.2. Mở lời trước để thuận lợi hơn khi thông báo chính thức

Nhân viên cũng có thể xem thông báo xin nghỉ việc qua điện thoại như một lời mở đầu trước khi gặp trực tiếp quản lý để xin nghỉ việc. Như vậy nhân viên sẽ dễ mở lời hơn, Sếp cũng có nhiều thời gian cho sự chuẩn bị tâm lý và cân nhắc kế hoạch tổ chức nhân sự. Cuộc gặp trực tiếp giữa đôi bên sau đó sẽ diễn ra nhanh hơn với những trao đổi mang tính trọng điểm, đỡ mất thời gian cho cả hai.

2- Chuẩn bị trước khi xin nghỉ việc qua điện thoại 

Lời nói gió bay nhưng từ ngữ tin nhắn thì sẽ lưu lại, vì vậy, xin nghỉ việc qua điện thoại, nhân viên cần chuẩn bị kỹ lưỡng không kém gì khi xin nghỉ việc trực tiếp:

2.1. Lựa chọn lý do xin nghỉ việc dễ được chấp nhận 

Dù bất mãn với môi trường làm việc hay cung cách quản lý của Sếp nhưng bạn không nên đề cập thẳng điều này trong lý do xin nghỉ việc. Vì dù không còn làm việc cùng nhau nữa thì trên đường đời vẫn có thể chạm mặt, có nhiều mối quan hệ tốt đẹp vẫn là điều nên làm. Hơn nữa, những nơi ứng tuyển sau này có thể sẽ liên lạc doanh nghiệp cũ để tham chiếu, kiểm định thông tin bạn cung cấp, đừng vì nóng giận nhất thời mà tự mình lại gây trở ngại cho chính mình.

Những lý do xin nghỉ việc hiệu quả nên là :

Sức khỏe không đảm bảo đáp ứng lịch trình làm việc dày đặc

Gia đình chuyển nơi sinh sống, quá xa nơi làm việc

Cần giải quyết việc gia đình

Tim kiếm cơ hội phát triển mới cho sự nghiệp (áp dụng khi bạn đã chính thức được tuyển dụng ở một nơi mới rồi)

2.2. Làm sạch dữ liệu đang quản lý 

Để phòng hờ những can thiệp liên quan đến dữ liệu mà bạn đang quản lý, ít nhiều có thể ảnh hưởng đến quá trình bàn giao công việc hoặc cả sau khi bạn đã nghỉ việc, bạn nên sắp xếp lại kho dữ liệu đã lưu trữ. Cụ thể là:

Lưu trữ vào USB hoặc laptop riêng những file thông tin cá nhân (ví dụ nhiều bạn soạn CV xin việc ở nơi mới rồi lưu luôn vào máy tính công ty, hay những file phim ảnh, ca nhạc... dù có thể không sao nhưng vẫn nên là “bí mật” thì tốt hơn)

Sắp xếp số liệu, hồ sơ ngăn nắp cả trong máy tính và kho dữ liệu giấy bên ngoài, vừa giữ được những bí kíp làm việc mà bạn phải tốn bao công sức mới có được (ví dụ danh sách khách hàng tiềm năng) , vừa tạo bộ dữ liệu gọn gàng để bàn giao nhanh chóng.

2.3. Soạn tin nhắn xin nghỉ việc qua điện thoại 

Bạn có thể sẽ gọi điện thoại trực tiếp để báo với Sếp nhưng thật sự cách này không mang lại hiệu quả cao. Vì thứ nhất, bạn không biết lúc đó có phải là thời điểm thích hợp không, lỡ Sếp đang gặp đối tác, đang bực bội xử lý việc gì đó; thứ hai trao đổi qua điện thoại không hết ý, lại gây mất thời gian của nhau, rồi cuối cùng cũng phải hẹn một buổi gặp trực tiếp.

Vì vậy, tốt nhất là gửi tin nhắn qua điện thoại để thông báo cho Sếp ý định muốn nghỉ việc của bạn trước. Sếp có thể đọc sơ rồi tiếp tục công việc, vào thời điểm phù hợp trong ngày sẽ đọc lại và hồi âm đến bạn. Bạn nên soạn tin nhắn ra ngoài trước, đọc đi đọc lại, chỉnh sửa hoàn chỉnh rồi hãy copy vào nội dung tin nhắn để gửi đi.

2.4. Sắp xếp lịch trình bàn giao công việc 

Trong cuộc trao đổi trực tiếp, Sếp sẽ chú trọng việc bạn bàn giao thế nào đế hạn chế tối đa ảnh hưởng tiến độ công việc của phòng ban. Vì vậy, bạn có thể lên danh sách trước những phần bàn giao thuộc về chuyên môn và những đồng nghiệp mà bạn tin tưởng họ có thể đảm nhận thay trong một khoảng thời gian. Chia sẻ tối đa những lo toan của Sếp khi bạn rời doanh nghiệp chính là cách tốt nhất để duy trì mối quan hệ tốt với người quản lý.

3- Những lưu ý khi xin nghỉ việc qua điện thoại 

Để xin nghỉ việc qua điện thoại mang lại hiệu quả cao, nhân viên cần lưu ý một số điểm sau:

3.1. Chắc chắn một nơi làm việc mới

Nhiều nhân sự dùng cách xin nghỉ việc như một lời nhắc nhở doanh nghiệp tăng lương, tăng phúc lợi chứ thật sự họ cũng không muốn nghỉ. Đây là cách liều lĩnh, chỉ nên áp dụng khi bạn biết chắc vai trò quan trọng khó thay thế của mình ở doanh nghiệp, nhưng như vậy cũng sẽ tạo nên tâm thế phòng bị từ người quản lý, kết quả là những nhiệm vụ trọng điểm, những bí mật kinh doanh quan trọng sẽ hạn chế giao phó cho bạn. Cơ hội thăng tiến cũng sẽ giảm bớt dù bạn có đồng ý tiếp tục ở lại làm việc. Do đó, tốt nhất chỉ nên xin nghỉ khi bạn thật sự muốn tìm một môi trường mới, và cũng đã chắc chắn được tuyển dụng tại một doanh nghiệp mới.

3.2. Nội dung tin nhắn súc tích

Vì trước sau gì cũng sẽ có một buổi trao đổi trực tiếp giữa bạn và người quản lý, vì vậy, không cần phải quá văn vẻ, dài dòng. Bạn nên súc tích tin nhắn với 04 nội dung chính : Mục đích muốn xin nghỉ việc, lý do xin nghỉ việc, xin lỗi vì xin nghỉ việc trước qua điện thoại, lời cảm ơn và cam kết bàn giao đầy đủ phần việc đang quản lý.

3.3. Không đề cập lý do bất lợi cho bản thân

Những tin nhắn của bạn hoàn toàn có thể được chụp lại để lưu, nên dù bạn có “thu hồi” lại cũng không chắc sẽ không để lại dấu vết. Vì vậy những trao đổi qua điện thoại sau khi Sếp nhận được thông báo xin nghỉ việc của bạn chỉ nên đề cập những nội dung chung chung, và vẫn kiên định lý do phù hợp mà bạn đã dày công lựa chọn. Tuyệt đối không nói xấu doanh nghiệp, nói xấu đồng nghiệp hay thể hiện sự bất mãn dù bạn có thân thiết hay tin tưởng Sếp tới cỡ nào.

4- Xử lý trước những phản ứng của sếp khi bạn xin nghỉ việc qua điện thoại 

Nhận được thông báo xin nghỉ việc qua điện thoại, Sếp chắc chắn sẽ có những phản ứng hồi đáp. Bạn nên có sự dự phòng để kịp thời ứng phó nhanh tình huống này:

4.1. Sếp ngay lập tức gọi lại cho bạn

Đọc tin nhắn xong, Sếp có thể sẽ gọi lại hoặc đề nghị gọi trao đổi trực tiếp với bạn. Điều bạn nên làm là tiếp nhận cuộc điện thoại và trả lời điềm tĩnh, chắc chắn, thể hiện rõ ý định muốn xin nghỉ việc. Những khó khăn, than thở về việc khó tuyển người mới sẽ được Sếp đưa ra để thuyết phục bạn trước, nhưng nếu bạn đã quyết ra đi thì hãy kiên định với thái độ khiêm nhường, từ tốn, cảm thông khi phản hồi với Sếp. Đừng nổi quạu hoặc gắt gỏng, không nên. Cũng đừng chia sẻ lý do thực tế khiến bạn quyết định rời đi, cuộc gọi cũng có thể bị ghi âm đó.

4.2. Sếp muốn bạn chờ Sếp về sẽ trao đổi cụ thể sau

Có thể Sếp sẽ đề nghị bạn khoan hãy gửi đơn xin nghỉ việc chính thức, đợi Sếp về nhưng nếu bạn đã có nơi làm việc mới thì hãy cho Sếp biết về lịch hẹn nhận việc của bạn, cám ơn Sếp đã coi trọng bạn nhưng quy định công ty cần báo trước “... ngày” nên bạn mới không thể trì hoãn mà xin nghỉ việc qua điện thoại gấp như vậy.

4.3. Sếp nhắn tin hẹn bạn gặp trực tiếp tại văn phòng

Lịch trình hẹn gặp trao đổi trực tiếp nên được tiến hành sớm ngay hôm sau hoặc chậm nhất là 02 ngày sau khi bạn gửi tin nhắn xin nghỉ việc, như vậy mới đảm bảo tiến độ lịch trình bàn giao ở nơi cũ và tiếp quản ở nơi mới. Nên để Sếp đưa ra đề nghị lịch gặp trước,  nếu không phù hợp bạn sẽ đề nghị sau, như vậy sẽ tạo ấn tượng tốt về sự tôn trọng mà bạn dành cho cấp trên.

4.4. Sếp nhắn tin đồng ý yêu cầu xin nghỉ việc

Qua những tin nhắn trao đổi trên điện thoại, Sếp có thể sẽ quyết định ngay, đồng ý cho bạn xin nghỉ việc theo mong muốn. Đừng quên nhắn một lời cảm ơn Sếp đã thông cảm cho quyết định của bạn. Dù lời cảm ơn này cũng khó làm Sếp vui lên nhưng đây là hình thức giao tiếp chuyên nghiệp, hợp tình hợp lý.

Sau khi Sếp đồng ý bạn có thể gửi email thư xin nghỉ việc đến phòng nhân sự, có gửi kèm email của Sếp. Phòng nhân sự sẽ trực tiếp liên lạc với Sếp của bạn để tiến hành các thủ tục tiếp theo. Hãy luôn nhớ rằng, Sếp quản lý trực tiếp luôn phải là người biết ý định nghỉ việc của bạn đầu tiên.

Công nghệ trực tuyến ngày càng phát triển, hình thức xin nghỉ việc cũng đa dạng hơn. Những kinh nghiệm xin nghỉ việc qua điện thoại như nào là chuyên nghiệp đề cập trong bài viết của quân sư TalentBold một lần nữa mang đến cho người lao động sự lựa chọn tốt trong giai đoạn khởi đầu của quá trình chuyển việc. 
 

------------------------------------
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet