Xoay ca là gì? Lợi ích khi áp dụng làm việc xoay ca

Do nhu cầu sản xuất gấp hoặc do tính chất công việc diễn ra liên tục suốt 24 giờ, ngoài ca chính thức trong giờ hành chính, rất nhiều doanh nghiệp đang áp dụng hình thức làm việc xoay ca vừa đảm bảo tiến độ hoàn thành, vừa an tâm sức khỏe người lao động. Hình thức làm việc linh hoạt đang rất được ưa chuộng sẽ được quân sư TalentBold chia sẻ tỉ mỉ trong bài viết sau đây.

MỤC LỤC:
1. Xoay ca là gì?
2. Cách thức vận hành xoay ca như thế nào?
3. Lợi ích khi áp dụng làm việc xoay ca
4. Những tình huống cần ưu tiên thực hiện làm việc theo ca xoay
5. Làm thế nào để phát huy tối đa hiệu quả làm việc xoay ca trong tổ chức?

1. Xoay ca là gì? 

Xoay ca là hình thức làm việc cho phép người lao động được luân phiên thay đổi thời gian thực hiện công việc thay vì tập trung làm trong một khung giờ cố định. Đơn cử như việc một người tuần này sẽ làm ca sáng, sang tuần sau thì làm ca chiều, cứ lặp đi lặp lại nối tiếp nhau hoặc có thể thay đổi theo sự sắp xếp và thỏa thuận với quản lý.

>>> Xem thêm: Thời vụ là gì? Gợi ý công việc thời vụ có nhu cầu tuyển dụng cao

2. Cách thức vận hành xoay ca như thế nào? 

Mỗi ca làm việc sẽ kéo dài từ 8 – 12 tiếng, phổ biến sẽ chia thành ca 8 tiếng:

• Ca sáng: 6 – 14 giờ

• Ca chiều: 14 – 22 giờ

• Ca tối: 22 – 6 giờ sáng hôm sau

Khi doanh nghiệp áp dụng làm việc xoay ca, người lao động sẽ được quản lý họp, điều phối và thống nhất thời khóa biểu ca làm việc theo tuần, theo tháng, hoặc có thể theo ngày để mọi người chủ động sắp xếp công việc cá nhân. Ví dụ:

• Những việc làm hấp dẫn

  

  Recruitment Intern (Fulltime/ Parttime)

  Hà nội Nhân sự

  

  Thực Tập Sinh Tuyển Dụng

  Hà nội Nhân sự

  

  Trợ Lý Tuyển Dụng (Recruitment Assistant)

  Hà nội Nhân sự

  

  Recruitment Specialist (English Speaking)

  Hà nội Nhân sự

  

  Trưởng Phòng Nhân Sự (Tiếng Trung)

  TP.HCM, Đồng Tháp, Long An Nhân sự

  Tuần thứ nhất, nhân viên A làm ca sáng 5 ngày, nghỉ 2 ngày cuối tuần.

• Tuần thứ hai, làm ca chiều 5 ngày, nghỉ 2 ngày cuối tuần.

• Tuần thứ ba, làm ca sáng 3 ngày, làm ca tối 2 ngày, nghỉ 2 ngày cuối tuần.

• Tuần thứ tư, làm ca tối 3 ngày, làm ca chiều 2 ngày, nghỉ 2 ngày cuối tuần.

Mỗi người lao động sẽ thay phiên nhau đảm nhận những ca làm việc trong khung giờ khác nhau, đảm bảo tính công bằng giữa các nhân sự.

3. Lợi ích khi áp dụng làm việc xoay ca 

Lựa chọn hình thức làm việc xoay ca đang dần trở thành xu hướng vì nhiều lợi ích thiết thực:

3.1. Nâng cao năng suất

Làm việc liên tục nhiều giờ liền, thể chất và tinh thần của người lao động sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực, dẫn đến hiệu suất công việc giảm. Lựa chọn làm việc xoay ca, mỗi tốp nhân viên chỉ phải đảm nhận công việc trong khoảng thời gian nhất định, nhờ vậy, năng suất cao được duy trì liên tục.

3.2. Nâng cao tính công bằng

Những khung giờ làm việc quá khuya hoặc quá sớm, chắc chắn không nhân viên nào muốn đảm nhận hoài, nhưng nếu thỉnh thoảng làm việc trong khung giờ đó thì họ vẫn chấp nhận được. Vì vậy, phân chia đều khung giờ làm việc không mấy ai yêu thích cho mọi thành viên theo lịch trình cụ thể sẽ giúp nhân viên cảm nhận được sự công bằng, giúp doanh nghiệp duy trì nguồn nhân lực ổn định.

3.3. Thu hút khách hàng

Bất cứ khung giờ nào, khách hàng cũng có thể liên lạc doanh nghiệp và nhận được sự hồi đáp chuyên nghiệp thì chắc chắn không chỉ khách hàng cũ gắn bó, mà khách hàng mới cũng hài lòng lựa chọn vì sự thuận tiện suốt 24/7 này.

3.4. Phát triển mối quan hệ công sở

Nếu chỉ tập trung một nhóm nhân viên làm việc ca sáng hoài, một nhóm nhân viên làm việc ca tối hoài thì việc thiết lập mối quan hệ giữa hai nhóm nhân viên này sẽ không cao vì họ chẳng thể gặp nhau. Ngược lại, xoay ca giúp các thành viên có cơ hội gặp nhau nhiều hơn, hợp tác công việc nhiều hơn, mối quan hệ công sở cũng nhờ vậy được mở rộng.

3.5. Học hỏi kỹ năng mới

Mỗi ca làm việc có thể không hoàn toàn giống nhau về tính chất công việc, chẳng hạn như ca sáng chuẩn bị điểm tâm ăn nhẹ, còn ca chiều sẽ là các món ăn chính trong bữa cơm gia đình. Như vậy, làm việc ở nhiều ca xoay khác nhau cũng chính là cơ hội để người lao động nâng cao kỹ năng nghề nghiệp thông qua thực tế công việc.

3.6. Đảm bảo chất lượng công việc cao

Lượng khách hàng ở mỗi ca là khác nhau nên có lúc sẽ rảnh rỗi, có lúc lại rất bận rộn. Vì vậy, nhân viên dù làm trong bất cứ ca xoay nào đều phải luôn trong tâm thế chuẩn bị sẵn sàng, ý thức đảm bảo chất lượng công việc cao nhất ở mọi thời điểm để kịp ứng phó. “Chất lượng” chính là lý do mà nhà tuyển dụng áp dụng xoay ca thay vì chọn một đội ngũ nhỏ làm việc liên tục nhiều ca.

3.7. Kỷ luật lao động được tuân thủ

Điển hình như tình trạng nhân viên đi trễ do kẹt xe được hạn chế tối đa, vì những thời điểm chuyển ca hoàn toàn có thể được sắp xếp để tránh khung giờ cao điểm. Do đó, nhân viên thoải mái di chuyển trong giờ thấp điểm để đến nơi làm việc trước khi ca xoay bắt đầu, đảm bảo hệ thống vận hành trong tổ chức được kết nối liên tục.

4. Những tình huống cần ưu tiên thực hiện làm việc theo ca xoay 

Nhu cầu tuyển dụng làm việc xoay ca thường phát sinh theo tính chất công việc mà doanh nghiệp đang hoạt động. Và đây là những lĩnh vực rất cần một đội ngũ chuyên nghiệp xoay ca 24/7:

4.1. Lĩnh vực y tế

Nhu cầu khám chữa bệnh khẩn cấp có thể phát sinh ở bất cứ khung giờ nào, cho nên lĩnh vực y tế hay chăm sóc sức khỏe rất cần bố trí đội ngũ bác sĩ, y tá, kỹ thuật xét nghiệm, lái xe cứu thương, tổng đài cấp cứu… xoay ca làm việc 24 giờ mỗi ngày.

4.2. Lĩnh vực cứu hộ

Nhu cầu cứu hộ dù không phát sinh hằng ngày nhưng khi phát sinh thì luôn là vấn đề khẩn cấp, cần ứng cứu ngay lập tức nên rất cần bố trí xoay ca, đảm bảo lúc nào cũng có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp tiếp ứng. 

Nhân sự trong ngành này là lính cứu hỏa, cảnh sát giao thông, cảnh sát cơ động, quân nhân, cấp cứu y tế 115 khẩn cấp… Trong những dịp Lễ Tết hay sự kiện lớn (đón nguyên thủ quốc gia, phòng chống bão lụt…), nhiều nhân sụ lĩnh vực cứu hộ có thể phải trực chiến 100% lực lượng.

4.3. Lĩnh vực vận tải

Vận tải là một ngành dịch vụ có nhu cầu sử dụng cao nên các tổng đài viên sẽ phải xoay ca trực điện thoại và hộp thư hỗ trợ, chăm sóc khách hàng suốt 24h. Bên cạnh đó, các vị trí phi công, phụ lái, tiếp viên hàng không, tài xế chạy xe đường dài, phụ xế… cũng phải làm việc theo ca xoay thường xuyên, đảm bảo hoàn thành chuyến xe dù ngày hay đêm, chở hành khách và tài sản đến điểm dừng an toàn.

4.4. Lĩnh vực chăm sóc khách hàng

Dịch vụ công như điện nước, giao thông, y tế… hay dịch vụ tư như du lịch, nghĩ dưỡng, nhà hàng khách sạn… đều sẽ có lượng khách hàng tìm đến suốt 24/7, bất kể thời điểm nào, sự tiếp nhận thông tin, đón tiếp, phản hồi đều phải được đáp ứng một cách chuyên nghiệp. Vì vậy, những vị trí chăm sóc khách hàng, lễ tân, tiếp tân… trong các ngành nghề này sẽ bố trí thường xuyên đội ngũ nhân sự thay ca luân phiên.

4.5. Lĩnh vực bán lẻ

Cây xăng, siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi… dù lượng khách hàng vào khung giờ tối không nhiều nhưng sẽ luôn có nhân viên trực và làm việc suốt 24h, đảm bảo mọi nhu cầu đều được phục vụ nhanh và đầy đủ. Đây vừa là tính chất kinh doanh của ngành bán lẻ, vừa là cách đơn vị tạo lợi thế cạnh tranh.

4.6. Lĩnh vực sản xuất

Những đơn hàng cần hoàn thành gấp là tình huống thường thấy tại các doanh nghiệp sản xuất khi sắp vào mùa tiêu thụ sản phẩm. Lúc này, toàn bộ guồng máy sản xuất phải hoạt động hết công suất và để đảm bảo độ chuẩn xác cao cùng một tiến trình làm việc an toàn, nhà máy sẽ sắp xếp công nhân, kỹ sư bộ phận sản xuất tiếp quản công việc theo ca xoay liên tục để kịp tiến độ trả hàng.

5. Làm thế nào để phát huy tối đa hiệu quả làm việc xoay ca trong tổ chức? 

Làm việc khung giờ không cố định có thể là điều mà nhiều nhân viên không quá mặn mà, nhưng do tính chất công việc, doanh nghiệp buộc phải lựa chọn cách thức điều phối nhân sự này. Để áp dụng xoay ca thuận lợi và vẫn giữ chân nhân tài hiệu quả, đây là một vài kinh nghiệm hữu dụng mà quân sư muốn chia sẻ cùng bạn:

5.1. Lựa chọn ca chuyển phù hợp

So với sắp xếp làm ca tối xong chuyển qua ca ngày ở giai đoạn tiếp theo thì việc sắp xếp nhân viên từ ca ngày, sang ca chiều, rồi sang ca đêm sẽ giúp người lao động dễ thích nghi múi giờ sinh học hơn. Cơ thể ít bị mất ngủ, hạn chế sự mệt mỏi khi chuyển ca làm việc.

5.2. Chia sẻ kinh nghiệm làm việc xoay ca

Trong nội dung đào tạo, doanh nghiệp nên cung cấp thêm các lời khuyên để người lao động biết mình nên chuẩn bị những gì khi chuyển giữa các nhóm ca xoay. Nội dung này bao gồm thời điểm ngủ / thức, bài tập thể dục, lựa chọn phương tiện di chuyển, danh mục những việc cá nhân phổ biến cần điều chỉnh… Hạn chế tối đa sự bối rối, trục trặc cho nhân viên ngay từ lần xoay ca đầu tiên.

5.3. Thỏa thuận xoay ca

Đừng quá cứng nhắc lịch trình xoay ca, thay vào đó, người quản lý nên cho phép nhân viên đề xuất thời gian ca làm việc theo từng tuần hoặc từng tháng. Dựa trên đề xuất đó, quản lý sẽ thương thảo, thuyết phục thêm nếu không thể đáp ứng trọn vẹn yêu cầu. Như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy bản thân được tôn trọng và sẵn sàng đồng ý điều chỉnh một số lịch trình cá nhân theo đó.

5.4.  Lịch trình minh bạch

Mọi lịch trình xoay ca đều phải được thông báo trước đến nhân viên, chậm nhất là 01 tuần trước khi triển khai. Các quy định thủ tục chuyển ca, xin nghỉ đột xuất, truy cập lịch trình theo phạm vi phân quyền… đều phải được truyền đạt đầy đủ, minh bạch đến từng nhân viên.

5.5. Áp dụng phần mềm quản lý

Các phần mềm quản lý làm việc xoay ca có mức đầu tư không quá cao nhưng hiệu quả thì rất vượt trội:

• Lập kế hoạch lịch xoay ca khoa học, không bị trùng, không sợ phân bổ nhân sự không đều

• Chấm công chuẩn xác theo thời gian vào và ra ca, đảm bảo tính chuẩn xác, nhất là khi áp dụng ca xoay đan xen

5.6. Phúc lợi chăm sóc sức khỏe

Chăm sóc y tế, khám sức khỏe định kỳ, tư vấn sức khỏe tâm thần, du lịch nghỉ dưỡng, bố trí nghỉ phép… đều cần được triển khai đầy đủ, đảm bảo người lao động có đủ sức khỏe thể chất và tinh thần cho công việc và cho cả cuộc sống cá nhân.

Xoay ca là hình thức làm việc không cố định khung giờ làm việc. Vào những khoảng thời gian khác nhau, người lao động sẽ được bố trí khung giờ làm việc khác nhau dựa trên sự thống nhất phân công giữa quản lý và tất cả thành viên trong đội nhóm. Quân sư TalentBold nhận thấy ưu điểm lớn nhất của hình thức này là guồng vận hành công việc được duy trì chất lượng ổn định liên tục suốt 24 giờ mà vẫn đảm bảo sức khỏe cho người lao động.

 

------------------------------------

Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet